Първият служител: назначаване, декларации и колко струва реално

Трудовият договор: какво задължително пише в него

Назначаването на служител започва с трудов договор в писмена форма. Устна уговорка не върши работа: чл. 62, ал. 1 от Кодекса на труда (КТ) изисква писмен договор, а без него на практика имаш нает човек «на черно», с всички последствия от това.

Чл. 66, ал. 1 КТ изброява какво трябва да съдържа договорът. Пропуснат елемент не го прави невалиден, но е нарушение, което Инспекцията по труда вижда веднага при проверка:

• данни за двете страни;
• мястото на работа. По подразбиране е седалището на фирмата, ако не е уговорено друго или не следва от характера на работата;
• наименованието на длъжността и характерът на работата. Длъжността се изписва по Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД), не както ти звучи добре;
• датата на сключване и датата, на която започва изпълнението. Двете могат да са различни;
• времетраенето на договора (безсрочен или срочен);
• размерът на основния и на допълнителните платени годишни отпуски;
• еднакъв срок на предизвестие за двете страни;
• основното и допълнителните трудови възнаграждения с постоянен характер и периодичността на изплащането им;
• продължителността на работния ден или седмица.

Две числа, които често се пропускат: основният платен годишен отпуск е не по-малко от 20 работни дни (чл. 155, ал. 4 КТ), а срокът за изпитване, ако решиш да го ползваш, е максимум 6 месеца (чл. 70, ал. 1 КТ) и трябва да е изрично записан в договора. Не можеш да го добавиш след това.

Вписването в Регистъра на заетостта: 3 дни, но преди първия работен ден

Това е стъпката, която най-често се обърква, защото правилата се смениха наскоро. От 1 юни 2025 г. хартиената трудова книжка отпадна. Данните за трудовото правоотношение се вписват в Регистъра на заетостта, който се поддържа от Националната агенция за приходите (НАП), чрез т.нар. единен електронен трудов запис.

Срокът е 3 дни от сключването или изменението на трудовия договор и 7 дни от прекратяването му. Дотук звучи спокойно. Но чл. 63, ал. 1 КТ казва, че преди постъпването на работа работодателят е длъжен да предостави на служителя екземпляр от подписания договор и копие от вписването. С други думи: тридневният срок не е разрешение да пуснеш човека да работи, а после да го впишеш. Вписването трябва да е факт преди първия му работен ден.

Практическото следствие: ако подпишеш договора в петък за начало в понеделник, вписването трябва да е подадено и прието още преди понеделник. Ако НАП го отхвърли (грешно ЕГН, невалиден код по НКПД), имаш 3 дни от получаването на справката да коригираш, но човекът не може да работи през това време.

Санкцията не е символична: чл. 414 КТ предвижда имуществена санкция от 750 до 7500 евро за всяко отделно нарушение, когато допуснеш човек да работи без сключен и вписан трудов договор. «За всяко отделно нарушение» означава на служител, не на проверка. Вписването се подава електронно през портала за е-услуги на НАП, така че си струва да имаш готов квалифициран електронен подпис преди, а не след като си намерил човека.

Заплатата: праговете, които не можеш да заобиколиш

Не си напълно свободен да договориш каквато и да е заплата. Три числа ограждат решението ти:

• Минимална работна заплата. От 1 януари 2026 г. е 620,20 евро месечно при нормална продължителност на работното време, или 3,74 евро на час (Постановление № 243 на Министерския съвет от 13 ноември 2025 г.). При непълно работно време минимумът е пропорционален на часовете.
• Минимален осигурителен доход (МОД). За част от длъжностите осигуровките се дължат върху сума, по-висока от реално договорената заплата. МОД се определя по икономическа дейност и професия със Закона за бюджета на държавното обществено осигуряване и може да се променя през годината, затова кодът по НКПД има пряко финансово значение, а не само административно.
• Максимален осигурителен доход. 2111,64 евро до 31 юли 2026 г. и 2300 евро от 1 август 2026 г. Над този таван осигуровки не се дължат, но данъкът върху дохода се дължи върху цялата заплата.

Реалната цена: какво се добавя върху брутната заплата

Брутната заплата в договора не е разходът ти. Върху нея дължиш осигуровки за сметка на работодателя, а от нея удържаш осигуровките и данъка на служителя. Ето разбивката за най-честия случай: служител на трудов договор, трета категория труд, роден след 31 декември 1959 г.

• фонд «Пенсии» на държавното обществено осигуряване: 8,22% работодател плюс 6,58% служител;
• допълнително задължително пенсионно осигуряване, универсален пенсионен фонд: 2,80% плюс 2,20%;
• фонд «Общо заболяване и майчинство»: 2,10% плюс 1,40%;
• фонд «Безработица»: 0,60% плюс 0,40%;
• фонд «Трудова злополука и професионална болест»: от 0,40% до 1,10%, изцяло за сметка на работодателя, според икономическата дейност на фирмата;
• здравноосигурителна вноска: 4,80% плюс 3,20%.

Общо: 18,92% до 19,62% за сметка на работодателя и 13,78% за сметка на служителя. Отделно, върху брутната заплата, намалена с личните осигуровки, се удържа 10% данък върху доходите на физическите лица.

Пример с числа: минимална заплата и 1000 евро

При минимална работна заплата 620,20 евро и ставка за трудова злополука 0,40% (типична за офисна дейност):

• осигуровки за твоя сметка: 117,34 евро;
• общ месечен разход за фирмата: 737,54 евро;
• осигуровки за сметка на служителя: 85,46 евро;
• данък 10% върху 534,74 евро: 53,47 евро;
• нето в джоба на служителя: 481,27 евро.

При брутна заплата 1000 евро и същите условия: разход за фирмата 1189,20 евро, нето за служителя 775,98 евро. Разликата между двете е около 413 евро, или близо 35% от общия разход. Точно това е сумата, която повечето собственици не са включили в сметката, когато казват «мога да си позволя човек за 1000 евро».

Практическото правило: умножи брутната заплата по 1,19, за да получиш месечния си разход, и по 0,78, за да получиш нетото. При по-рискова дейност вноската за трудова злополука вдига първия коефициент до около 1,20.

Месечните декларации: обр. 1 и обр. 6

След като служителят е нает, започва месечен цикъл, който не спира, докато договорът е активен. Всеки месец подаваш в НАП две декларации:

• Декларация обр. № 1 «Данни за осигуреното лице»: по един запис за всеки служител, с отработени дни, осигурителен доход, вноски и удържан данък.
• Декларация обр. № 6: общите суми на дължимите осигурителни вноски и данък за фирмата.

Срокът е до 25-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнасят данните, а обр. 6 се подава едновременно с обр. 1. До същата дата трябва и да си внесъл осигуровките и удържания данък.

Още два детайла: при повече от 2 осигурени лица месечно декларация обр. 1 се подава само електронно с квалифициран електронен подпис, а при над 10 осигурени лица и двете декларации са само по електронен път. Корекции и заличавания на обр. 1 се приемат до 30 април на следващата година.

Освен декларациите ти трябва и вътрешна документация: ведомост за заплати, платежни документи, заповеди за отпуск и трудово досие. Това е частта, която НАП не вижда, но Инспекцията по труда проверява първа.

Задълженията, за които никой не ти казва предварително

Наемането на първия човек включва фирмата ти в няколко режима, които дотогава са били без значение:

• Служба по трудова медицина. Чл. 25 от Закона за здравословни и безопасни условия на труд задължава всеки работодател да осигури обслужване от лицензирана служба по трудова медицина. Няма праг по брой служители: важи и при един нает човек.
• Встъпителен инструктаж. Служителят минава инструктаж по правилата за здравословни и безопасни условия на труд преди да започне работа, документиран в книга за инструктажи (Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г.).
• Оценка на риска и правила за работното място, дори когато работното място е един офис или домашен кабинет.
• Разрешение за работа, ако служителят е гражданин на държава извън Европейския съюз. Тук редът е обратен на интуитивния: разрешението идва преди договора, а грешките не се поправят със задна дата.

Как FreeMe.bg помага

Първият служител превръща счетоводството ти от «няколко фактури на месец» в повтарящ се процес с твърди срокове. FreeMe.bg поема този процес: ведомостта, декларации обр. 1 и 6, сроковете за плащане и напомнянията, вместо ти да следиш календара. А когато случаят е по-специфичен, например чуждестранен служител, срочен договор или промяна на заплатата по средата на годината, говориш с човек, а не търсиш отговор във форум. Модулът «Заплати» струва 10 € + ДДС на човек месечно, а осигуровките на един работещ собственик са включени във всеки план.

Виж как подаваме декларациите вместо теб →
Виж как работят консултациите с експерт →