Политика за поверителност

1. Кой сме ние и как да четеш тази политика

Тази политика важи за уебсайта FreeMe.bg («Сайтът») и за приложението app.freeme.bg («Приложението»), чрез което предоставяме счетоводната услуга. Разделена е на две основни части: Част А - Сайтът и Част Б - Приложението, а партньорската програма е описана в Част В. Общите раздели след тях - срокове, права, пренос, длъжностно лице по защита на данните - важат и за двете.

Администратор на личните данни за Сайта и за акаунта ти в Приложението е «ФриМи» ООД (FreeMe.bg), ЕИК 123432567, гр. София, Sofia Business Park 9, имейл: [email protected]. За личните данни на трети лица, които въвеждаш в Приложението за твоята фирма, ние сме обработващ, а ти - администратор (виж Роли и отговорности).

Не продаваме данните ти и не ги даваме на трети лица за техен маркетинг.

Част А - Уебсайтът FreeMe.bg

Какво се случва, когато разглеждаш Сайта или ни пишеш през него.

2. Форма за контакт

Ако ни пишеш през формата на страницата Контакти, обработваме името, имейла и съобщението, което въвеждаш, за да ти отговорим. Сайтът не записва съобщението в база данни: формата го изпраща като имейл до нашия екип ([email protected]) чрез SendGrid. За да не изпратим едно и също съобщение два пъти и за защита от спам, сървърът пази в паметта си за около един час IP адреса и имейла ти; този запис не се съхранява трайно.

Основанията са твоето искане преди сключване на договор (чл. 6, пар. 1, б. „б“ от ОРЗД) и нашият законен интерес да отговорим и да защитим формата от злоупотреби (б. „е“). Не използваме данните от формата за реклама или маркетингови списъци. Колко време пазим получената поща - виж сроковете.

3. Бисквитки, Google Analytics и съгласие

Без твое съгласие Сайтът поставя само две бисквитки, fm_ref и fm_vid, и то само когато го отвориш през партньорска връзка (виж по-долу). Други бисквитки или тракери по подразбиране няма. Само ако изрично се съгласиш чрез банера за бисквитки, активираме Google Analytics 4, за да разберем как се използва сайтът, и Google reCAPTCHA на формата за контакт (виж т. 4) - преди да натиснеш «Приемам», към Google не се изпраща никаква заявка. Едно съгласие покрива и двете. Можеш да промениш избора си по-долу или по всяко време. Основанието е твоето съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“ от ОРЗД), което можеш да оттеглиш по всяко време, без това да засяга обработването преди оттеглянето. Изборът ти се пази само в твоя браузър.

Google Ireland Limited обработва данните по наше възлагане; данни може да се пренасят извън ЕИП при гаранциите на ОРЗД, включително стандартни договорни клаузи. Хостинг инфраструктурата може временно да обработва технически данни (например IP адрес) единствено за доставка на съдържанието и защита от злоупотреби.

Бисквитка fm_ref (партньорска програма). Когато отвориш Сайта или Приложението през партньорска връзка (адрес с параметър «ref» и код на партньор), запомняме кода на партньора в бисквитката fm_ref, за да може партньорът да получи комисиона, ако си направиш нов акаунт в Приложението. Бисквитката е наша (първа страна), за домейна freeme.bg и поддомейните му, включително app.freeme.bg. Съдържа само кода на партньора и изтича след 30 дни; нова партньорска връзка я презаписва. Поставяме я, без да чакаме избора ти в банера за бисквитки; тя не включва Google Analytics и не се използва за реклама. Основанието е законният ни интерес да отчитаме препоръките по партньорската програма (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от ОРЗД). Можеш да я изтриеш по всяко време от настройките на браузъра си. Какво става с кода, ако си направиш акаунт, е описано в Част В.

Посещения през партньорска връзка и бисквитка fm_vid. Партньорските връзки минават през aff.freeme.bg/go/…. Когато отвориш такава връзка, записваме посещението: дата и час, IP адрес, данни за браузъра и устройството (user agent), страницата, от която идваш (referrer), езика на браузъра и страната, определена по IP адреса. Посещението получава случаен идентификатор, който пазим в бисквитката fm_vid (същият домейн и срок като fm_ref), за да различаваме повторните посещения и, ако си направиш акаунт, да можем да проследим от кое посещение е дошъл. Използваме тези данни, за да отчитаме посещенията по партньорската програма и да откриваме злоупотреби (например изкуствено генерирани кликове). Партньорът вижда само броя на посещенията, никога твоя IP адрес или други данни за теб. Основанието е законният ни интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от ОРЗД).

Промени избора си за бисквитки

4. Google reCAPTCHA

Страницата Контакти зарежда Google reCAPTCHA v3 (Google Ireland Limited / Google LLC), за да отличава хората от автоматизирани програми. Google получава IP адреса, данни за браузъра и устройството и поведението ти на страницата, за да оцени заявката; оценката се проверява от нашия сървър. Услугата се зарежда само на тази страница и само след твое съгласие чрез банера за бисквитки (или бутона «Разреши и изпрати» под формата). Основанието е твоето съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“ от ОРЗД), което можеш да оттеглиш по всяко време. Ако не се съгласиш, можеш да ни пишеш направо на [email protected].

5. Cloudflare и хостинг

Сайтът е зад мрежата на Cloudflare (DNS, защита от злоупотреби) и се хоства на сървър в Amazon Web Services, като съдържанието се доставя през CloudFront. При всяка заявка тези доставчици и нашият сървър получават технически данни - IP адрес, браузър, адрес на заявената страница - които са нужни, за да ти покажем страницата и да защитим Сайта. Основанието е нашият законен интерес за сигурна и работеща услуга (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от ОРЗД). Не ползваме тези данни за профилиране.

6. Доставчици във връзка със Сайта

Тези доставчици обработват данни във връзка със Сайта:

Част Б - Приложението app.freeme.bg

Какво се случва, когато имаш акаунт и ползваш FreeMe.bg.

7. Роли и отговорности

• Администратор сме на данните за акаунта ти - профил и вход, настройки, записите за приемане на условията, данните за сигурност и поддръжка. Основанията са изпълнението на договора за услугата (чл. 6, пар. 1, б. „б“ от ОРЗД), спазването на законови задължения (б. „в“) и нашият законен интерес за сигурност на Приложението (б. „е“).
• Обработващ сме на данните на фирмата ти - личните данни на твои служители, собственици, клиенти, доставчици и други лица, които въвеждаш или качваш. Ти си администратор, а ние ги обработваме по твое указание по Споразумението за обработване на лични данни, което е част от Общите условия. Ако искаш да упражниш права за такива данни, обърни се към фирмата, която ги е въвела; исканията, които получим, ще ѝ препратим.

8. Какво обработваме и защо

Какво обработваме, зависи от това как ползваш FreeMe.bg:

• Профил и вход в Приложението: имейл адрес и, ако влизаш с Google, име и снимка от твоя Google акаунт (вход с Google или с код по имейл, без пароли).
• Данни за фирмата и счетоводството, които въвеждаш или качваш в Приложението: регистрационни данни на фирмата (ЕИК, адрес), фактури, разходи, партньори, банкови извлечения и други счетоводни документи, както и лични данни на свързани с тях физически лица, когато законът го изисква - например ЕГН, данъчен номер, данни от документ за самоличност, адрес и телефон на собственик, представител, служител или партньор, а ако ползваш модула «Заплати» - и данните за договорите, заплатите, осигуровките и отсъствията на хората, които работят за фирмата.
• Съобщения, препратени към входящия имейл на фирмата ти в услугата (ако си настроил тази функция), които се разчитат автоматично за извличане на фактури и разходи.
• Чат за поддръжка: съобщенията и файловете, които ни изпращаш в чата.
• Покани: имейл адресите на хората, които каниш като наблюдатели.
• Служебни имейли (покани, известия за услугата) през SendGrid. Не изпращаме реклама или маркетингови съобщения.

Правното основание е изпълнението на договора за услугата, който сключваш с нас (чл. 6, пар. 1, б. „б“ от ОРЗД), и спазването на законово задължение за водене и съхранение на счетоводни и данъчни записи (б. „в“).

9. Изкуствен интелект

• Какво прави. Изкуственият интелект чете качените документи и банкови извлечения, предлага счетоводни записвания, помага за търсене в документите ти и отговаря на въпроси в асистента FreeMe AI.
• Доставчици и цел. Google (Gemini) - разпознаване и извличане на данни от документи и асистентът FreeMe AI; Anthropic - четене на извлечения и таблици, съпоставяне на банкови движения и предложения за записвания; OpenAI - семантично търсене в документите ти и в помощните ни материали; Cohere - пренареждане на резултатите от търсенето. Местоположението и основанието за пренос на всеки са в таблицата с доставчици.
• Без обучение. Данните ти не се използват за обучение на модели, нито от нас, нито от доставчиците, които ползваме по наше възлагане.
• Човешки преглед. Счетоводител преглежда всички входящи документи и правилното им осчетоводяване, а месечните справки-декларации по ДДС се проверяват и подписват от счетоводител, преди да бъдат подадени. Изкуственият интелект не подава нищо към институциите.
• Журнал. Всяко извикване на модел се записва в одитен журнал; сроковете са в таблицата.

10. Доставчици във връзка с Приложението

Използваме следните доставчици като обработващи лични данни по наше възлагане (същият списък като в Споразумението за обработване на лични данни):

Плащането с карта през Stripe още не е пуснато. Когато го пуснем, Stripe ще бъде добавен в списъка, а данните на картата се обработват директно от Stripe и не преминават през нашите системи.

Ако установим неправомерен достъп до лични данни в акаунта ти, ще те уведомим без ненужно забавяне и ще ти дадем информация какво се е случило и какви мерки са взети.

Част В - Партньорската програма (aff.freeme.bg)

Какво се случва, когато участваш в партньорската програма на FreeMe.bg през портала aff.freeme.bg или когато си направиш акаунт през партньорска връзка. Правилата на програмата са в Условията на партньорската програма.

Данни за партньорите

• Вход: имейл, име и снимка от Google акаунта, с който влизаш в портала.
• Профил: трите ти имена, телефон, дали участваш като физическо лице или като фирма и, за фирма, наименование, ЕИК и ДДС номер; по желание кратка бележка как ще популяризираш FreeMe.bg.
• За изплащане: IBAN и титуляр на сметката, както и начислените и изплатените комисиони.
• Приемане на условията: коя версия на условията си приел и кога.

Обработваме тези данни, за да водим програмата: да ти дадем лична връзка, да отчитаме препоръките и да изчисляваме и изплащаме комисионите. Основанието е договорът за участие в програмата (чл. 6, пар. 1, б. „б“ от ОРЗД), а за записите за изплатените суми и законовото задължение за водене на счетоводство (б. „в“). Данните се съхраняват в същата инфраструктура като данните на Приложението (Amazon Web Services, регион Ирландия, ЕС). Срокът на съхранение е в т. 11.

Данни за препоръчаните клиенти

Ако си направиш нов акаунт в Приложението, докато в браузъра ти има бисквитката fm_ref (виж т. 3), записваме кода на партньора към акаунта ти (заедно с идентификатора на посещението от бисквитката fm_vid, ако има такъв) и към фирмите, които добавиш, за да изчислим комисионата му, когато фирмата плати за първи път. Основанието е законният ни интерес да изпълняваме партньорската програма (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от ОРЗД).

Самоличността ти не се споделя с партньора: в портала той вижда само броя на посещенията, регистрациите и на плащащите фирми, датите, плановете и сумите на комисионите си, без имена, имейли или наименования на фирми. Връзката между акаунта ти и партньора виждат само служителите на FreeMe.bg, които изчисляват и проверяват комисионите.

11. Колко дълго пазим данните

Сроковете по категории:

Заявка за изтриване на данни се изпълнява, доколкото не противоречи на законовото задължение за съхранение - можем да откажем или отложим изтриването на счетоводни записи, докато тече законовият срок, но изтриваме всичко, за което няма такова задължение (например данни от форма за контакт).

12. Твоите права

Имаш право на достъп до данните си, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост и възражение, както и право да оттеглиш съгласието си по всяко време (за бисквитките - с бутона в т. 3) - или като ни пишеш на [email protected]. Отговаряме в срок до един месец. Правото на изтриване може да бъде ограничено, когато съществува законово задължение да съхраняваме счетоводни данни (виж сроковете).

Имаш право и на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД): гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, cpdp.bg.

13. Пренос извън ЕИП

Данните в Приложението се съхраняват на инфраструктура на Amazon Web Services в регион Ирландия (ЕС). Част от доставчиците (по-специално за изкуствен интелект, имейл и мрежова защита) може да обработват данни извън ЕИП, най-вече в САЩ. Това става само при гаранциите на ОРЗД - стандартни договорни клаузи (SCC) и/или EU–US Data Privacy Framework, когато доставчикът е сертифициран; основанието за всеки доставчик е в таблиците по-горе.

14. Длъжностно лице по защита на данните

За всички въпроси, свързани с личните ти данни, и за упражняване на правата ти пиши на [email protected].

15. Промени в тази политика

При промени актуалната версия се публикува на тази страница с номер и дата на влизане в сила.

Българската версия на този документ е юридически обвързваща.