Какво може да мине през фирмата: разходите, които НАП признава

Основното правило: две условия наведнъж

Това е въпросът, който получаваме първи от почти всеки нов собственик на фирма: „какво мога да прекарам през фирмата?“ Отговорът звучи просто, но крие детайли. Разходът трябва да отговаря едновременно на две условия: да е свързан с дейността на фирмата и да е документално обоснован. Пропуснеш ли едно от двете, НАП (Националната агенция за приходите: институцията, която следи данъците) може да го откаже при проверка.

Свързаност с дейността означава разходът да служи на бизнеса, не на личния ти живот. Ако си ЕООД (еднолично дружество с ограничена отговорност) за уеб дизайн, лаптопът е логичен разход. Ски екипировка, не е, освен ако не продаваш ски екипировка.

Документалната обоснованост е по-суровата част. Не стига касова бележка от магазина: тя не показва кой е купувачът. Нужна е фактура, издадена на името на фирмата, с нейния ЕИК (Единния идентификационен код: номерът, по който фирмата е вписана в Търговския регистър). Правилото идва направо от закона: чл. 10 от ЗКПО (Закона за корпоративното подоходно облагане) казва, че разходът се признава за данъчни цели, когато е документиран с първичен документ, отразяващ вярно стопанската операция.

Ако фирмата е регистрирана по ДДС (данък добавена стойност), същата фактура дава право и на данъчен кредит, отделно от това дали разходът намалява облагаемата печалба. Две различни неща, един и същ документ, едни и същи строги изисквания към него.

Лаптопът, телефонът и софтуерът: класиката

Техниката е най-лесният случай. Лаптоп, телефон, монитор, второ работно кресло, минават през фирмата без проблем, стига да служат на дейността. Никой не очаква да доказваш, че вечер не гледаш сериали на служебния лаптоп.

Софтуерни абонаменти, дизайн инструмент, счетоводен софтуер, платформа за фактуриране, са също толкова прости: месечна фактура на името на фирмата, разход, готово.

По-деликатен е разходът за домашен офис: част от наема, тока, интернета, ако работиш от вкъщи. Тук няма ясно „да“ или „не“: на теория можеш да разпределиш част от разхода пропорционално на използваната площ, но трябва да можеш да обосновеш пропорцията, а е добре и да имаш яснота на хартия каква част от жилището е „офис“. На практика много собственици на малки фирми предпочитат да не рискуват с този разход, защото документалната обоснованост е трудна за доказване при проверка. Ако смяташ да го ползваш, говори със счетоводителя си, преди да го включиш. Не е разходът, върху който си струва да импровизираш.

Автомобилът: най-стриктното правило

Тук идва разходът, който създава най-много объркване. Служебен автомобил е разход, но държавата гледа на личното ползване на фирмени активи с особено внимание. Ако колата се използва и за лични нужди (децата на училище, пазаруване, отпуска), се появява т.нар. разход в натура: стойността на личното ползване, която подлежи на отделен данък по чл. 204 и следващите от ЗКПО, в момента 10%.

Има два основни подхода: да водиш пътен лист и да делиш разходите пропорционално между служебен и личен пробег, или фирмата да избере да се обложи с 10% данък върху разходите в натура за личното ползване, без да води детайлна пътна документация. Кой вариант е по-изгоден зависи от конкретния случай: пробег, цена на колата, честота на личното ползване.

Тук трябва да сме честни: това е зона, в която конкретните проценти, прагове и условия се променят и тълкуват различно според случая, затова цифрите подлежат на проверка с твоя счетоводител, преди да вземеш решение. Ако купуваш кола през фирмата, консултирай се предварително. Това е разходът с най-голям шанс да създаде проблем при ревизия, ако не е нагласен правилно от старта.

Храна и представителни разходи, обучения, книги

Обяд с клиент, кафе с партньор, вечеря на бизнес среща: това са представителни разходи. Признават се счетоводно, но данъчното им третиране е специфично: подлежат на данък от 10% върху самия разход (пак чл. 204 от ЗКПО), отделно от корпоративния данък на фирмата. С други думи: не са забранени, но имат собствена данъчна цена, за разлика от обикновена фактура за материали.

Личната ти вечеря, сам, без клиент или делова цел, не е представителен разход. Тя е личен разход, платен с фирмени пари, а точно тази комбинация създава проблеми при проверка.

Курсове, книги, конференции, обучения, минават лесно, стига да са свързани с дейността. Курс по маркетинг за фирма, която продава услуги, е логичен избор. Курс по йога за счетоводна кантора е по-трудно за обосноваване, освен ако не е част от ясна политика за здраве на служителите.

Командировки: дневни, квартирни, пътни

Ако пътуваш по работа, среща с клиент в друг град, конференция, доставчик, разходите за път, нощувка и дневни пари (фиксирана сума за храна и дребни разходи по време на пътуването) минават през фирмата по специални правила от Наредбата за командировките в страната. Дневните имат нормативен размер (около 22 евро на ден с нощувка, по-малко при еднодневно пътуване според действащите от 2026 г. размери), а сумите над норматива стават облагаем доход за пътуващия, освен ако не е избран друг режим.

За командировка е нужна и минимална формалност: заповед за командироване с цел, дестинация и срок. Без нея „пътуването по работа“ звучи по-скоро като лична почивка, платена от фирмата, а точно такива тълкувания търси проверката.

Конкретните размери на дневните се актуализират периодично, затова цифрата подлежи на проверка към момента на пътуването.

Изкушението: буквално всичко през фирмата

Обратната крайност е също толкова опасна, колкото прекалената предпазливост: собственик решава, че щом фирмата плаща, всичко е разход: фитнес, ваканция, подарък за рожден ден. Проблемът е, че при проверка НАП не гледа намерението ти, а двете условия от началото: свързаност с дейността и документ. Разход, който не издържа и на двете, се преквалифицира. Фирмата дължи данъци, а понякога и лихви и санкции отгоре.

Формулата, която пазим за всеки разход, преди да го „прекараме“ през фирмата, е проста: документ на името на фирмата + реална връзка с дейността + здрав разум. Ако трудно би обяснил разхода на инспектор с едно изречение, вероятно не си струва риска.

Полезни следващи четива:

Как работи автоматичното осчетоводяване на разходи с FreeMe.bg
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации
Кога ти трябва експерт и какво е включено

Точно затова изградихме функцията за разходи във FreeMe.bg така, че въпросът „минава ли това през фирмата“ да не тежи само на теб: снимаш касова бележка или препращаш фактура по имейл, а екипът ни преглежда и осчетоводява коректно, с ясен коментар, ако нещо е гранично.