Смяна на счетоводителя: какво реално е нужно и как помагаме

Смяната на счетоводител не е измяна

Да започнем с мита, който спира най-много хора: не искаш разрешение от счетоводителя си, за да си тръгнеш. Счетоводството е услуга като всяка друга, точно както смяната на телефонен оператор или на застраховател. Провери какво пише в договора ти за предизвестие (най-често месец) и това е цялата формалност. Не е нужно обяснение, не е нужна среща лице в лице, не е нужно чуждо одобрение.

Второто важно нещо: счетоводните документи и регистри са собственост на фирмата ти, не на кантората, която ги е водила. При смяна е стандартна практика старият счетоводител да предаде пакета документи с приемо-предавателен протокол: списък какво се предава, дата и подписи от двете страни. Никой в НАП (Националната агенция за приходите) няма да те гледа накриво: сменянето на счетоводител е ежедневие, не събитие. НАП комуникира с фирмата чрез актуалното пълномощно, а не чрез конкретен човек, така че смяната минава технически, без обяснения и без изчакване на одобрение.

Има и трето притеснение, което чуваме често: «ама той ми знае нещата». Истината е, че знанието за фирмата ти живее в документите и регистрите, не в нечия глава. Ако счетоводството е водено коректно, всеки добър счетоводител може да го продължи от оборотната ведомост нататък, буквално от салдата, които заварва. А ако не е водено коректно, това е още една причина за смяната, а не аргумент да останеш. Колкото по-рано смениш кантора, която работи небрежно, толкова по-евтино е да се изчистят натрупаните грешки.

Кога е най-чистият момент

Най-лесното прехвърляне е след годишното приключване: старият счетоводител затваря годината, новият започва на чисто от 1 януари. Това е удобно, защото няма преходни салда за пренасяне и годишният отчет остава изцяло в ръцете на един счетоводител от начало до край. Но не е нужно да чакаш толкова:

• Фирма с ДДС регистрация се прехвърля най-чисто на границата на месец, след като декларацията за изтеклия период е подадена. Така новият счетоводител поема от чиста точка, без недовършен период по ДДС между двамата.
• Фирма без ДДС регистрация може да се прехвърли по всяко време, защото няма месечен цикъл на деклариране, който да се прекъсва по средата.
• Спяща фирма може да се прехвърли буквално когато решиш. Там няма текущи операции, фактури или заплати, които да се прекъсват, така че моментът е без значение.

Прехвърляне по средата на годината е рутина, не изключение, дори когато фирмата има активни договори, служители и текущи проекти. Не отлагай половин година само защото не е 1 януари: цената на чакането е повече месеци с неудобство, което вече си усетил.

Практичен съвет: ако смяната съвпада с края на годината, уговорете изрично кой прави годишното приключване и до коя дата. Обичайната практика е старата кантора да приключи годината, която е водила, и това да е записано черно на бяло в протокола за предаване, за да няма спор кой носи отговорност за коя декларация.

Какво реално ни трябва, за да започнем

Тук сме напълно честни, защото недоизказаното после излиза скъпо. За да поемем счетоводството ти, са нужни две групи неща: това, което пращаш ти, и това, което идва от стария счетоводител. Колкото по-пълен е пакетът от самото начало, толкова по-бързо и по-евтино минава прехвърлянето.

От теб (минимумът за старт):

• ЕИК на фирмата: учредителните данни са публични, намираме ги сами, така че не е нужно да търсиш стари документи от регистрация;
• банковите извлечения от началото на текущия период, за да можем да сверим движенията по сметките с това, което показват фактурите;
• издадените и получените фактури за текущия период, включително тези, които още чакат плащане;
• подписано пълномощно към наш счетоводител за подаване към НАП: изготвяме го ние, ти само го подписваш, обикновено електронно, без да ходиш никъде.

От стария счетоводител (стандартният пакет при предаване):

• аналитична оборотна ведомост към датата на прехвърлянето: това е «снимката» на фирмата, салда по всяка сметка, без нея няма как да продължим оттам, докъдето е стигнато;
• главна книга и счетоводните регистри, за да виждаме всяка операция, а не само крайните салда;
• счетоводен и данъчен амортизационен план, ако фирмата има активи: имот, автомобил, техника, защото амортизацията трябва да продължи по същата логика, не да започне отначало;
• неплатените фактури към датата на прехвърлянето: коя издадена фактура клиентът още не е платил (вземания) и коя получена не е платена на доставчика (задължения), изцяло или частично. За всяка ни трябват контрагент, номер, дата, падеж, обща сума, платено досега и остатък. Добавят се и получените или платените авансово суми и плащанията, които не са съпоставени с фактура;
• ведомости за заплати и трудови договори, ако има служители, включително начислените, но неизплатени суми;
• касова наличност: салдото по касата, ако фирмата изобщо работи с пари в брой, защото разликите в касата са едни от най-честите проблеми при предаване.

Затова поискай от стария счетоводител справката за неплатени (отворени) документи по контрагенти, наричана още «салда по фактури». Ако програмата му няма такава, става и резервно копие на базата данни на счетоводната програма или поне списък във файл с горните колони. Помоли го и преди експорта да е съпоставил плащанията с фактурите в старата програма. След прехода ще видиш тези фактури във FreeMe като неплатени и ще отбелязваш плащанията по тях, така че нищо не се губи.

Последният публикуван годишен отчет и данъчните декларации са публични или са в НАП: тях ще извадим и без чужда помощ, така че не е проблем, ако старият счетоводител не ги предостави изрично.

Ами ако нямаш всичко?

В нормалния случай пишеш на стария счетоводител, той подготвя пакета и го предава с протокол. Огромната част от колегите го правят коректно: това е част от професията, а лошата репутация в тесен бранш никой не си иска.

Ако старият счетоводител не може да даде справката за неплатените фактури, не е краят на света: правим списъка от банковите извлечения и от фактурите ти, но това отнема повече време. Затова я поискай още в началото. Ако някой бави, не отговаря или е изчезнал, е неприятно, но не е краят на света. Голяма част от счетоводната история се възстановява: подадените декларации и дневници ги има в НАП, движенията по сметките са в банката, фактурите са при теб и при контрагентите ти. С други думи, никоя единична страна не държи цялата история сама за себе си, така че липсата на съдействие от един човек не значи загубени данни. Възстановяването отнема повече време и понякога струва допълнително, особено ако трябва да пресъздадем ведомост от разпръснати документи. Разликата при нас: казваме ти колко ще струва и колко време ще отнеме, преди да започнем, а не след това, когато вече е късно да избереш друг път.

И още нещо, което малко хора знаят: по закон счетоводните регистри и отчети се пазят с години. Фактът, че си сменил счетоводителя, не заличава историята на фирмата, нито те освобождава от отговорност за минали периоди. Затова смяната на счетоводител не е «нулиране» на фирмата, а просто смяна на това кой отговаря занапред.

Как протича миграцията с FreeMe.bg

Целта ни е да не оставаш сам с папките в нито един момент от прехода. Процесът е замислен да отнема от теб минути, не дни:

• Записваш се и попълваш кратък въпросник за фирмата: дейност, ДДС статус, активи, служители. Отнема по-малко от десет минути и не изисква да качваш нищо предварително.
• Получаваш персонален списък какво да поискаш и какво да подпишеш, включително готова чернова на писмото до стария ти счетоводител, ако искаш. Не се налага сам да измисляш формулировки или да търсиш образци.
• Наш счетоводител преглежда получените документи и сверява числата: салда, активи, ДДС статус, задължения по заплати, ако има служители. Ако нещо не се връзва, ти казваме преди да поемем отговорност, не след, за да знаеш точно на какво стъпваш.
• Подписваш пълномощното, ние поемаме сроковете. От този момент декларациите са наша грижа, а ти продължаваш да си вършиш работата, без да следиш календари и крайни дати сам.

През цялото това време имаш видимост къде точно е прехвърлянето: кои документи чакаме, кои вече са получени и кога очакваме да сме напълно готови да поемем текущите ти задължения.

А сложните случаи?

Пак честно: FreeMe.bg е строен за прости фирми и не очакваме сложни миграции да са нормата, а изключението. Ако при прегледа излязат натрупани проблеми: стари несъответствия, текуща ревизия, голям обем нередовни документи, първо сядаме на разговор с наш счетоводител и решаваме заедно дали сме правилният дом за фирмата ти, и на каква цена. Това не е опит да те откажем, а начин да не поемем ангажимент, който после не можем да изпълним качествено.

Едно уточнение е важно: имотните случаи не са «сложен случай» за нас. Фирма с апартамент, амортизации и данъчен кредит от покупката е точно профилът, за който строим FreeMe.bg, и такива фирми виждаме почти всеки ден. Очакваме ви, дори ако смятате, че случаят ви е нестандартен: за нас той вероятно е познат.

Полезни следващи четива:

Как изглежда годишното приключване с FreeMe.bg
Как работи подаването на ДДС и декларации
Кога ти трябва експерт и какво е включено

Вече работим. Влез с Google акаунт и започни миграцията директно, без излишни формуляри. Всяка компания превеждаме през процеса лично, стъпка по стъпка, докато сме сигурни, че всичко се е прехвърлило коректно.