Дебитно известие: как да увеличиш данъчната основа на вече издадена фактура

Какво е дебитно известие

Дебитното известие е първичен счетоводен документ, който се издава към вече съществуваща фактура, когато данъчната основа на доставката трябва да се увеличи след като фактурата е издадена. То не заменя фактурата и не се издава самостоятелно: винаги е обвързано с конкретен, вече издаден документ, който коригира нагоре.

Данъчната основа е стойността на доставката, върху която се начислява данък върху добавената стойност (ДДС). Когато тази стойност се промени след фактурирането, законът изисква промяната да мине през ново известие, не през редактиране на старата фактура и не през нова отделна фактура за разликата.

Дебитното известие е огледалният документ на кредитното известие. Докато кредитното известие намалява данъчната основа (например при отстъпка, връщане на стока или коригиране на грешка надолу), дебитното известие винаги я увеличава. Национална агенция за приходите (НАП) е институцията, която следи как фирмите отчитат тези документи в справките си по ДДС.

Кога издаваш дебитно известие

Известието се издава винаги, когато между доставчик и клиент възникне основание стойността на вече фактурираната доставка да нарасне. Най-честите практически случаи са четири.

• Допълнителни начисления след фактурата: клиентът поръчва допълнителна услуга или работа към вече изпълнена и фактурирана доставка, и страните се разбират сумата да се добави към същата сделка, не към нова.
• Договорено увеличение на цената след фактурирането: например когато договорът предвижда преизчисление на цената при промяна на курс, индекс или обем, и преизчислението излиза по-високо от първоначално начислената сума.
• Подценена сума при първоначалното фактуриране: технически или изчислителна грешка е довела до по-ниска фактурирана стойност от реално дължимата, и грешката се коригира нагоре с известие, а не с нова фактура.
• Допълнително доставени количества: доставчикът предоставя количество стока или обем услуга над договореното в първоначалната доставка, и страните са съгласни разликата да се добави към вече издадената фактура, а не да се третира като отделна продажба.

Пример за договорено увеличение на цената: изпълнител издава фактура за 1000 EUR за завършен етап от проект. Две седмици по-късно страните се разбират, че обхватът на работата всъщност е бил по-голям и дължимата сума трябва да нарасне с 200 EUR данъчна основа. Изпълнителят издава дебитно известие за тези 200 EUR плюс съответния ДДС от 40 EUR, с ясна препратка към номера и датата на първоначалната фактура. Известието не отменя старата фактура и не създава нова отделна сделка, а просто добавя разликата към вече съществуващото данъчно събитие. Ако клиентът е регистриран по ДДС, той отразява увеличението в дневника на покупките си за същия данъчен период, в който доставчикът го е начислил в дневника на продажбите, така че данните на двете страни остават синхронизирани пред НАП и при насрещна проверка не възникват разминавания.

Във всички тези случаи известието е начинът законно да коригираш нагоре стойност, която вече е минала през фактура, без да разваляш първоначалния документ.

Задължителни реквизити: препратката към фактурата не е по избор

Дебитното известие носи същите общи задължителни реквизити като фактура: имена и адреси на доставчика и получателя, дата на издаване, описание на доставката, стойност и приложима ставка на ДДС. Освен тях, известието има и няколко реквизита, специфични само за него.

• Номер и дата на фактурата, към която се издава известието. Това е задължителен елемент: известие без ясна препратка към конкретната фактура не е валиден документ по смисъла на закона.
• Основанието за увеличаването на данъчната основа: кратко описание защо стойността се коригира нагоре, например допълнителна доставка, договорено увеличение на цената или корекция на грешка.
• Размерът на увеличението, изразен отделно като увеличение на данъчната основа и като съответното увеличение на дължимия ДДС.

На практика това означава, че преди да издадеш известие, трябва да имаш подръка номера и датата на оригиналната фактура. Ако работиш с електронно фактуриране, системата обичайно попълва тази връзка автоматично, което намалява риска от грешка при справка по-късно.

Номерация: известието не е отделна серия документи

Дебитните известия не се номерират в собствена, отделна поредица. Те се вписват в същата последователна номерационна редица като фактурите на фирмата: ако последната издадена фактура е с номер 145, следващият документ, независимо дали е фактура или дебитно известие, продължава номерацията от 146 нататък.

Това правило има практическо значение при проверка: одиторът на НАП очаква номерата на всички издадени документи, фактури и известия заедно, да вървят без прекъсване и без дублиране. Ако фирмата поддържа отделна серия само за известия, това е сигнал за несъответствие, който води до допълнителни въпроси при ревизия.

Ако издаваш документи ръчно или през система, която не следи автоматично общата поредица, добра практика е да водиш един-единствен регистър за всички изходящи фактури и известия, подредени хронологично по номер, а не по вид документ.

Ефект върху ДДС и срокът от 5 дни

Дебитното известие има директен ефект върху задължението по ДДС на двете страни по сделката. Доставчикът начислява допълнителния ДДС върху увеличението на данъчната основа и го включва в дневника на продажбите за периода, в който известието е издадено. Ако получателят също е регистриран по ДДС и има право на данъчен кредит, той отразява същото увеличение в собствения си дневник на покупките и приспада допълнителния ДДС по общия ред.

Законът поставя ясен срок: известието трябва да бъде издадено не по-късно от 5 дни от датата, на която е възникнало основанието за увеличението, например датата, на която страните са се съгласили за допълнителната сума, или датата, на която е установена грешката. Пропускането на срока не отменя задължението, но е основание за забележка при данъчна проверка и потенциално за лихва.

Тук е и мястото да подчертаем разликата с кредитното известие още веднъж, защото объркването между двете е честа грешка при малки фирми: кредитното известие намалява вече начислена данъчна основа и съответния ДДС, докато дебитното известие винаги ги увеличава. Посоката на корекцията, надолу или нагоре, е единствената разлика между двата документа, но тя определя коя от двете известия трябва да издадеш.

Дебитното известие е част от документооборота на фактурата

Дебитното известие рядко идва самостоятелно: то е част от по-широк набор от първични счетоводни документи, които вървят заедно с всяка фактура, от кредитните известия за обратната корекция до пълната документация, изисквана при доставки към чужбина. Колкото по-рано подредиш този документооборот, толкова по-малко въпроси ще имаш при следваща данъчна проверка.

Полезни следващи четива:

Как ще работи издаването на фактури с FreeMe.bg
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации с FreeMe.bg
Проследяване на разходите на фирмата с FreeMe.bg
Как се издава фактура: пълното ръководство

FreeMe.bg подрежда фактурите, известията към тях и цялото счетоводство на фирмата ти на едно място. Влез с Google акаунт и спри да гониш номера на документи в отделни таблици.