Как се издава фактура: задължителните реквизити и срокове

Кога изобщо трябва да издадеш фактура

Фактурата е официалният счетоводен документ, с който доказваш, че си продал стока или услуга и на каква стойност. Ако фирмата ти е регистрирана по ДДС (данък добавена стойност, данъкът, който начисляваш върху продажбите си), задължението е категорично: издаваш фактура за всяка облагаема доставка, независимо дали клиентът е поискал такава (чл. 113, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност, ЗДДС).

Ако не си регистриран по ДДС, например работиш като фрийлансър под прага за задължителна регистрация, пак издаваш фактура, само че без ДДС ред: законът изрично забранява на нерегистрирани лица да посочват данък във фактурата си (чл. 113, ал. 9 от ЗДДС). Някои наричат това „опростена“ фактура: реално е същият документ, само без данъчните редове, защото няма какво да се начислява.

Изключение има при продажби към физически лица (частни клиенти, не фирми): към тях фактура се издава само ако клиентът поиска, иначе е достатъчна касова бележка от фискално устройство (чл. 113, ал. 3 от ЗДДС). Ако клиентът поиска фактура, длъжен си да я издадеш, дори при обикновена продажба в брой на щанд.

Тази статия е за обичайното фактуриране към клиенти в България. Ако продаваш услуги на бизнес клиенти в друга държава от ЕС, важат други правила, обратно начисляване и VIES декларация, разгледани отделно в линка накрая на статията.

Задължителните реквизити на фактурата по чл.114 от ЗДДС

Законът изброява точно какво трябва да съдържа фактурата и няма място за импровизация. Пропуснат реквизит не е дребна формалност: може да означава, че клиентът ти не може да приспадне ДДС по фактурата, дори всичко останало да е наред.

• Наименование на документа: „Фактура“.
• Пореден десетразряден номер, съставен само от арабски цифри, без интервали, без пропуски и без повторения, базиран на една или повече номерационни серии.
• Дата на издаване.
• Име и адрес на доставчика (твоята фирма), както и на получателя (клиента).
• ЕИК (единен идентификационен код, регистрационният номер на фирмата) или БУЛСТАТ на доставчика и на получателя, ако е фирма.
• ДДС номер на доставчика и на получателя, ако и двамата са регистрирани по ЗДДС.
• Количество и вид на стоката или услугата.
• Дата, на която е възникнало данъчното събитие за доставката (виж следващия раздел), ако е различна от датата на издаване.
• Единична цена без ДДС и всякакви търговски отстъпки, ако не са вече включени в цената.
• Данъчна основа: сумата, върху която се начислява ДДС.
• Данъчна ставка, и основанието, ако прилагаш нулева ставка или освобождаване от ДДС.
• Размер на дължимия ДДС.
• Общата сума за плащане, ако е различна от сбора на данъчната основа и ДДС.

Дребно, но важно: номерът на фактурата не може да прескача, да се повтаря или да „спре“ по средата на серия, системата, с която фактурираш, трябва сама да го пази последователен. Именно затова ръчно водени номера в таблица са толкова честа причина за грешки при проверка от НАП (Националната агенция за приходите).

Срокът: 5 дни от данъчното събитие

Фактурата не се издава „когато му дойде времето“, има точен срок. Издава се не по-късно от 5 дни от датата, на която е възникнало данъчното събитие за доставката, или от датата на получаване на авансово плащане, ако плащането е преди самата доставка (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС).

Данъчното събитие в общия случай е моментът, в който стоката реално е предадена на клиента или услугата реално е завършена, не датата на договора и не датата, на която клиентът е платил, освен ако плащането не е преди доставката, тогава важи датата на плащането.

Защо срокът има значение отвъд самата фактура: издадените и получените фактури за месеца влизат в дневниците за покупки и продажби, които подаваш заедно със справка-декларацията по ДДС до 14-о число на следващия месец. Фактура, издадена със закъснение или отнесена към грешния период, може да обърка отчета за целия месец и да доведе до административна санкция, отделно от евентуалния проблем на клиента ти с приспадането на ДДС.

Сгреши ли нещо: кредитно и дебитно известие

Веднъж издадена, фактурата не се трие и не се редактира, дори при обикновена грешка в сумата. Ако данъчната основа на доставка се промени, след като вече си издал фактура, например клиентът връща част от стоката, договаряте отстъпка допълнително или доставката отпада изцяло, законът предвижда отделен документ: известие към фактурата (чл. 115 от ЗДДС).

• Кредитно известие: издава се, когато данъчната основа намалява или доставката отпада напълно (връщане на стока, отказ от услуга, договорена отстъпка след фактурата).
• Дебитно известие: издава се, когато данъчната основа се увеличава (допълнителна работа, доначислена сума към вече фактурирана доставка).

Известието съдържа всички реквизити на обикновена фактура, плюс изрично посочване към кой номер и дата фактура се отнася. Издава се в същия 5-дневен срок, но броен от датата на събитието, което го налага: връщането на стоката, договарянето на отстъпката, установяването на грешката.

Практически съвет: ако просто си сгрешил сума при въвеждане, най-чистият път е кредитно известие, което анулира грешната фактура изцяло, последвано от нова, коректна фактура, не опит да „поправиш“ оригинала на място.

Фактура в евро от 2026 година

От 1 януари 2026 г. България е част от еврозоната и това пряко засяга как изглежда фактурата ти. От тази дата всяка нова фактура се издава единствено в евро, независимо в каква валута е договорена сделката (Закон за въвеждане на еврото в Република България, ЗВЕРБ).

• Фактури, издадени преди 1 януари 2026 г., остават валидни в лева, не се преиздават заради самата смяна на валутата.
• За превод между лева и евро важи фиксираният курс 1 евро = 1,95583 лева, същият курс, по който левът е бил обвързан с еврото от 1999 г.
• Двойното обозначаване на цени в лева и евро остава задължително на етикети и в определени документи до края на 2026 г., но самата фактура след 1 януари 2026 г. се издава в евро, не двойно.
• Ако част от счетоводството ти все още е „по навик“ в лева, провери дали фактуриращата ти система вече е изцяло на евро: смесица от двете валути в един и същ период е честа причина за грешки в дневниците по ДДС.

Не е нужно да помниш всичко това

Изредихме доста правила: десетразряден номер, 5-дневен срок, кога е нужно кредитно известие, евро вместо лева. Истината е, че не е нужно да пазиш нито едно от тях в главата си всеки път, когато сядаш да фактурираш клиент.

Обобщено: фактура за всяка облагаема доставка (или по желание на клиента, ако не си регистриран по ДДС), с всички реквизити по чл. 114, издадена до 5 дни от доставката, в евро от 2026 г. насам. Ако сгрешиш нещо, известие към фактурата, не изтриване или ръчна поправка.

Полезни следващи четива:

Как изглежда фактурирането с FreeMe.bg
Как ще работи подаването на ДДС и декларации с FreeMe.bg
Продаваш на бизнес клиенти в ЕС? Ето как се фактурира без ДДС към тях

FreeMe.bg номерира фактурите ти автоматично, следи 5-дневния срок, издава известия при поправка и работи изцяло в евро, без ти да помниш нито един член от закона. Влез с Google акаунт и издай първата си коректна фактура днес.