Фактура към клиент в ЕС: кога не начисляваш ДДС и какво пише на нея

Какво всъщност значи фактура без ДДС към ЕС клиент

Ако работиш като разработчик, дизайнер, консултант или агенция и издаваш фактури на бизнес клиенти от други държави в Европейския съюз (ЕС), да речем, немска фирма, за която правиш проект през платформа тип Ъпуърк или директно по договор, вероятно вече си забелязал нещо: на фактурата не пише ДДС. Това не е услуга, която правиш на клиента. Такова е правилото.

Когато предоставяш услуга (не стока) на бизнес клиент, установен в друга държава от ЕС, и той е регистриран по ДДС там, мястото на изпълнение на доставката се счита за държавата на клиента, а не България (чл. 21, ал. 2 от Закона за данък върху добавената стойност, ЗДДС). Щом доставката юридически не е «в България», ти не начисляваш българско ДДС.

Вместо това клиентът сам си самоначислява и внася дължимия данък в своята държава: механизъм, познат като обратно начисляване (reverse charge). Той плаща на теб само договорената сума, без ДДС отгоре, а данъчното задължение минава изцяло към него.

Важно: това важи само когато (1) доставката е услуга към бизнес, не към частно лице, и (2) клиентът наистина е регистриран по ДДС в своята държава. И тъй като не начисляваш данък, фактурата не може просто да мълчи по въпроса. По закон трябва изрично да пише основанието. Стандартният текст е «обратно начисляване: чл. 86, ал. 3 във връзка с чл. 21, ал. 2 от ЗДДС», често добавен и на английски («reverse charge») за клиента.

Регистрацията, която трябва да имаш преди първата фактура

Тук е капанът, в който попадат най-много хора, тръгващи по този път: мислиш си, че щом не си стигнал прага за задължителна регистрация по ДДС от 51 130 евро годишен оборот, изобщо нямаш работа с НАП (Националната агенция за приходите). Не е така, ако продаваш услуги на бизнес клиенти от ЕС.

За тези доставки съществува отделна, по-тясна регистрация, известна като регистрация по чл. 97а от ЗДДС, и тя е задължителна още преди да издадеш първата си фактура към ЕС клиент, независимо какъв е оборотът ти. Тя не те превръща в «пълен» платец на ДДС: продължаваш да не начисляваш данък на българските си клиенти, докато не стигнеш общия праг.

Срокът е кратък и лесно се пропуска: заявлението се подава до 7 дни преди датата, на която данъкът става изискуем, а тя е датата на издаване на фактурата или на плащането, което от двете настъпи по-рано. С други думи: регистрираш се, преди да пратиш първата фактура или да получиш първото плащане, не след това.

Тънкостите тук (какво точно се брои за «данъчно събитие», как се третират авансови плащания) реално пораждат спорове дори между счетоводители. Ако предстои първата ти фактура към ЕС клиент, провери статуса си със счетоводител предварително, не след като парите вече са дошли.

Провери клиента във VIES, преди да пишеш фактурата

Обратното начисляване проработва само ако клиентът ти наистина е регистриран по ДДС в своята държава от ЕС. Ако номерът, който ти е дал, е грешен, изтекъл или изобщо не съществува, нямаш законово основание да не начислиш данък, а това означава риск да дължиш ти самият ДДС отгоре, без да си го събрал от клиента.

Затова, преди да издадеш фактура, провери ДДС номера през VIES (VAT Information Exchange System): безплатна база данни на Европейската комисия, в която се вижда дали даден ДДС номер е валиден към момента. Провери на официалния сайт на VIES и запази потвърждението (скрийншот или разпечатка) в счетоводната си папка: то е твоето доказателство, ако някога те питат защо фактурата е без ДДС.

VIES декларацията, която ще дължиш всеки месец

След като си регистриран, всеки месец, в който имаш поне една фактура към бизнес клиент от ЕС, дължиш VIES декларация: справка, в която изброяваш ДДС номера на всеки европейски клиент и общата стойност на фактурираните му услуги (чл. 125 от ЗДДС). Тя се подава заедно с обичайната справка-декларация по ДДС, не вместо нея.

Срокът е същият, който важи и за месечната ДДС декларация: до 14-о число на месеца, следващ отчетния период. Пропуснат срок значи административно нарушение, дори ако самата фактура е била напълно правилна.

Какво трябва да пише на фактурата: чеклист

Обобщено, фактура към бизнес клиент от ЕС по обратно начисляване трябва да съдържа:

• трите имена/наименованието и адреса на твоята фирма, както и на клиента;
• твоя ДДС номер и ДДС номера на клиента (проверен през VIES);
• номер и дата на фактурата;
• описание на услугата и стойността в евро;
• изричното основание за неначисляване на ДДС: «обратно начисляване: чл. 86, ал. 3 във връзка с чл. 21, ал. 2 от ЗДДС» (добави и «reverse charge» на английски, ако клиентът не чете български).

Две уточнения, за да не обобщаваш правилото извън обхвата му. Първо, ако клиентът ти е частно лице, а не регистрирана фирма (например продаваш дигитален продукт на физическо лице от Франция), логиката по-горе не важи: там действа различен режим, свързан с т.нар. OSS (One-Stop Shop), с различни правила за фактуриране и деклариране. Не го обхващаме тук, но знай, че е отделна тема, преди да приложиш механично «обратно начисляване» към B2C продажба.

Второ, ако клиентът е извън ЕС (например фирма от САЩ или Великобритания), доставката пак е извън обхвата на българското ДДС, но основанието на фактурата е различно от «обратно начисляване» в европейски смисъл. Формулировката зависи от конкретния случай. Провери точния текст със счетоводителя си, преди да го копираш от фактура за ЕС клиент.

Тук идва FreeMe.bg

Честно казано, точно такива случаи: една забравена дума на фактурата, една закъсняла регистрация по чл. 97а, една пропусната VIES декларация, са начинът, по който малка, коректна фирма си навлича писмо от НАП. Не защото е направила нещо нечестно, а защото никой не ѝ е казал навреме кое основание да напише и докога да се регистрира.

FreeMe.bg е точно за такива случаи. При издаване на фактура системата сама добавя правилното основание според типа сделка: вътрешна продажба, обратно начисляване към ЕС бизнес клиент или друг случай, и поддържа двуезични фактури, ако клиентът ти не чете български. А за разлика от софтуер, който само смята колко дължиш, зад FreeMe.bg стои екип от счетоводители, който реално подава декларациите: ДДС, VIES, пред НАП, включително ако тепърва ти предстои регистрация по чл. 97а.

Полезни следващи четива:

Как изглежда фактурирането с FreeMe.bg
Как ще работи подаването на ДДС и VIES декларации
Кога ти трябва експерт и какво е включено

FreeMe.bg е live. Влез с Google акаунт и издавай към ЕС клиенти веднага, без грешки по основанието. Точно за това го направихме.