Фактурата като основен счетоводен документ: какво трябва да съдържа по закон

Защо фактурата е основен счетоводен документ

Фактурата е първичен счетоводен документ: хартия или файл, който удостоверява, че между две страни е станала стопанска операция, продажба на стока или услуга. Тя е уредена от два закона едновременно. Законът за счетоводството поставя общите изисквания към всеки първичен документ (дата, страни, предмет, стойност), докато Законът за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) добавя специфични правила само за фактурите: точен списък от задължителни реквизити, срокове за издаване и номерация.

• ДДС (данък върху добавената стойност) е косвен данък, вграден в цената на почти всяка стока и услуга. Фирмите, регистрирани по ЗДДС, го начисляват към клиентите си и го внасят на държавата чрез Националната агенция за приходите (НАП), данъчната администрация на България.
• Фактурата е документът, чрез който това начисляване става видимо: тя показва каква част от цената е данъчна основа и каква част е самият данък.
• Тази статия е част от поредица за първичните счетоводни документи. Тя не обяснява как технически се издава фактура през определен софтуер, за това вече имаме отделна статия, а какво законът изисква от самия документ, независимо през какво е издаден.

Разбирането на тези изисквания има практическо значение: фактура без някой от задължителните елементи може да бъде оспорена при проверка, а липсата на данъчен кредит заради грешен реквизит е скъпа грешка.

Задължителните реквизити на фактурата по чл. 114 ЗДДС

Няма официален образец на фактура, но чл. 114 от ЗДДС изброява точно какво трябва да съдържа документът, за да е валиден. Списъкът е дълъг, но се запомня лесно, ако го разделиш на групи.

• Наименование на документа: думата „Фактура“, и пореден десетразряден номер, съставен само от арабски цифри, без пропуски и без повторения. Компания с няколко обекта или дейности може да води няколко отделни номерационни серии, но всяка серия трябва да е непрекъсната.
• Дата на издаване на фактурата, а когато датата на самата доставка (данъчното събитие) е различна, тя също се посочва отделно.
• Име, адрес и ЕИК (или Булстат) на доставчика, а ако е регистриран по ЗДДС, идентификационен номер по ДДС.
• Същите данни за получателя: име, адрес и идентификатор, ЕИК за фирма или ЕГН/ЛНЧ за физическо лице, плюс ДДС номер, ако получателят също е регистриран.
• Количество и вид на стоката, или обхват и вид на услугата, достатъчно конкретно описани, за да е ясно какво точно е продадено.
• Единична цена без данъка и данъчната основа, тоест общата стойност на доставката преди ДДС.
• Ставката на данъка (обичайно 20%, с изключения за определени услуги) и сумата на данъка в евро, официалната парична единица на България.
• Общата сума за плащане, с включен данък.

За разлика от разпространено погрешно схващане, печат на издателя, подпис и изписване на сумата с думи не са задължителни реквизити по закон, макар много фирми да ги добавят по навик или по вътрешно счетоводно правило.

Данъчна фактура срещу опростена фактура: практическата разлика

Старият ЗДДС официално разделяше документите на „данъчна фактура“ и „опростена фактура“, но тези две формални категории отпаднаха от закона след по-късни изменения. На практика обаче термините останаха в говоримия език на счетоводителите и собствениците на бизнес, защото описват реална разлика в съдържанието.

• „Данъчна фактура“ обичайно означава фактура, издадена от доставчик, регистриран по ЗДДС: тя показва данъчната основа, ставката и сумата на данъка като отделни редове, точно както изисква чл. 114.
• „Опростена фактура“, или фактура без ДДС, е тази, която издава доставчик, който не е регистриран по ЗДДС, например защото оборотът му е под прага за задължителна регистрация. В нея няма начислен данък: данъчната основа съвпада с общата сума за плащане, защото просто няма какво да се начисли.
• И двата документа са пълноценни фактури пред закона, стига да съдържат останалите задължителни реквизити. Разликата е единствено в статута на издателя спрямо ЗДДС, не в правната сила на документа.

Фактурата не бива да се бърка и с касовата бележка. Касовата бележка се издава автоматично от фискално устройство при плащане в брой или с карта, доказва самото плащане, но не съдържа данни за купувача и не може да послужи за признаване на разход пред НАП или за приспадане на данъчен кредит. Фактурата, напротив, назовава изрично двете страни по сделката и е нужна винаги, когато купувачът е фирма или иска да отчете разхода.

Срокове за издаване, номерация и електронни фактури

ЗДДС поставя точни срокове за издаване на фактурата, а нарушаването им е един от най-честите пропуски, установявани при данъчни проверки.

• Общото правило по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС: фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, обикновено датата на доставката, или от датата на получаване на авансово плащане, ако плащането предхожда доставката.
• При вътреобщностна доставка на стоки в рамките на Европейския съюз срокът е различен: фактурата се издава не по-късно от 15-о число на месеца, следващ месеца на данъчното събитие.
• Номерацията трябва да е непрекъсната и без повторения в рамките на всяка използвана серия. Пропуск в номерата или дублиран номер са сигнал за проверяващите, че документооборотът не е воден коректно.
• Електронните фактури имат същата правна сила като хартиените, стига автентичността на произхода и целостта на съдържанието да са гарантирани, например чрез квалифициран електронен подпис, електронен обмен на данни (EDI) или вътрешен контролен процес, създаващ надеждна одитна следа. Получателят трябва да е съгласен да получава фактури по електронен път.

Практическият извод: пет дни е кратък срок, ако чакаш да съберат документите ти от няколко служители или обекта, затова издаването на фактура при самата доставка, а не в края на месеца, спестява нерви по-късно.

Съхранение на фактурите и разликата от протокол и известие

Фактурата не приключва живота си в деня на издаване. Законът за счетоводството задължава фирмите да пазят счетоводните документи, включително фактурите, за период от 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят, именно защото НАП може да поиска достъп до тях при последваща проверка или ревизия.

• Протокол: документ, различен от фактурата, издаван в специфични случаи, когато самата доставка не се документира с фактура, например при вътреобщностно придобиване с обратно начисляване на данъка, при доставка от нерегистрирано по ЗДДС физическо лице, или при определени случаи на самоначисляване по чл. 117 от ЗДДС.
• Кредитно и дебитно известие: документи, които коригират вече издадена фактура, не заместват нова сделка. Кредитното известие намалява данъчната основа или сумата (например при връщане на стока или отстъпка), дебитното я увеличава (например при допълнително доставено количество). И двата документа задължително посочват номера и датата на фактурата, която коригират.
• Нито протоколът, нито известието могат да заменят фактура, когато законът изисква именно фактура, те имат собствена, различна функция в счетоводството.

Разбирането на тази разлика пести объркване при осчетоводяване: всеки от трите документа отговаря на различен въпрос, кой е издал стоката или услугата, кой коригира вече издадена фактура, и кой документира сделка без стандартна фактура.

Фактурата е само първата от поредицата счетоводни документи

Фактурата е най-разпознаваемият, но не единственият първичен счетоводен документ на малката фирма. Разходни документи, данъчни декларации и известия следват свои собствени правила, които си заслужава да познаваш преди да се сблъскаш с тях на практика.

Полезни следващи четива:

Как ще работи издаването на фактури с FreeMe.bg
Кои разходи признава ЗКПО и как да ги документираш
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации с FreeMe.bg
Как се издава фактура: стъпка по стъпка ръководство

FreeMe.bg пази всяка издадена и получена фактура на едно място, с автоматична номерация и без риск от пропуснат реквизит. Влез с Google акаунт и подреди счетоводството си без излишни таблици.