Касов апарат: кога е задължение и кога не ти трябва

Кога касовият апарат е задължение за твоята фирма

Касовият апарат (по-точното му име е фискално устройство) е апарат, регистриран в НАП (Националната агенция за приходите), който отпечатва фискален бон при всяка продажба и изпраща данните за нея към НАП в реално време чрез дистанционна връзка. Правилата за него са в Наредба Н-18 от 2006 г., осъвременявана многократно оттогава.

• Задължението не зависи от правната форма на бизнеса: ЕООД, свободна професия или физическо лице, което просто продава нещо, са равнопоставени пред него.
• Не зависи и от оборота. Дори един-единствен клиент, платил в брой, е достатъчен, за да важи изискването.
• Зависи изцяло от начина на плащане: щом клиент плаща в брой или с карта на място, чрез ПОС терминал в търговски обект, продажбата трябва да мине през регистриран касов апарат.
• „Търговски обект“ е широко понятие: магазин, офис, щанд на пазар, дори маса на събитие, ако там се приемат пари на ръка.

Ако пропуснеш да издадеш фискален бон при продажба в брой, глобата е реална: от порядъка на 250 до 1000 евро при първо нарушение за фирма или едноличен търговец, а при повторно до около 4000 евро. Отделно НАП има право да запечата обекта за срок до 30 дни, независимо от глобата.

Изключението: плащане само по банков път

Наредба Н-18 (чл. 3, ал. 1) освобождава от задължението за касов апарат продажбите, при които плащането се извършва изцяло по банков път: чрез кредитен превод по платежна сметка, директен дебит или наличен паричен превод. С други думи, ако клиентът ти плаща по фактура с банков превод, а не в брой или с карта на място, не ти трябва фискално устройство за тази продажба.

Това изключение е добра новина за голяма част от малкия бизнес в България: консултанти, IT фрийлансъри, агенции, всеки, който издава фактури към други фирми и получава плащане по сметка. Стига целият паричен поток да минава по банков път, апарат просто не влиза в картината.

• Изключението отпада, ако дори веднъж приемеш плащане в брой, например клиент ти плаща на ръка в кафене вместо по сметка.
• Важи еднакво, независимо дали фактурираш физически лица или фирми, стига методът на плащане да е банков.
• Не е нужно специално разрешение или регистрация в НАП, за да ползваш изключението, но си струва да пазиш доказателство, че реално си получавал плащанията по сметка.

Онлайн магазин: карта, банков превод и фискален бон

За онлайн магазин важи същата логика, но с допълнителен слой правила. Чл. 3, ал. 17 от Наредба Н-18 позволява на електронен магазин (определението е в Закона за ДДС) да не издава фискален бон, ако плащанията са изцяло неприсъствени, тоест картата се въвежда онлайн при поръчката, не се прекарва през физически ПОС, а магазинът ползва отделен софтуер само за тези продажби.

Вместо фискален бон, магазинът издава на клиента електронен документ с последователен номер, данни за поръчката и QR код с информация за продажбата, регистрирана пред НАП. Същото изключение важи и когато плащането е по банков път, по същите правила както при обикновена фактура.

• Условието „изцяло неприсъствено“ е стриктно: ако магазинът има и физически шоурум, където приема карта на място, изключението не покрива тези продажби.
• Ако продаваш едновременно през сайт и през офлайн щанд, ти трябва касов апарат поне за щанда.
• Ако търсиш точно фразата „фискален бон онлайн магазин“, най-вероятно питаш точно това: не, не винаги ти трябва, но само при карта или банков превод, не и при наложен платеж.

Наложен платеж през куриер: не е изключение

Тук е най-честата грешка на онлайн търговците. Наложеният платеж, тоест клиентът плаща в брой на куриера при доставка, не е плащане по банков път и не е неприсъствено плащане с карта. За НАП това е продажба в брой, просто получена по-късно, а не по-различно третирана.

На практика това означава, че магазин, който предлага наложен платеж като опция, трябва да регистрира продажбата чрез фискално устройство преди пратката да тръгне и да включи хартиения фискален бон в колета, или да го генерира по електронен път и да го изпрати на имейла на клиента, ако използва предвидената за целта функционалност.

• Ако предлагаш и карта, и банков превод, и наложен платеж едновременно, изключенията важат само за първите две: за наложения платеж ти трябва фискално устройство.
• Много малки онлайн магазини решават проблема, като работят само с карта и банков превод и отказват наложен платеж, точно за да останат в обхвата на изключението.
• Други регистрират апарат само за наложените пратки, докато картовите и банковите поръчки минават без бон.

СУПТО вече не е задължително

СУПТО (софтуер за управление на продажбите) е името на изискването всеки софтуер, който участва в продажбите в търговски обект, касова програма, POS система, дори част от счетоводния софтуер, да бъде деклариран пред НАП и да отговаря на десетки технически изисквания по Приложение № 29 към Наредба Н-18.

След години сблъсъци между бизнеса и приходната администрация, задължителното деклариране отпадна: използването на СУПТО-съвместим софтуер е доброволно. Можеш да ползваш обикновена фактурираща или касова програма, без да я декларираш като СУПТО пред НАП, стига тя да не замества функцията на самото фискално устройство.

• Към момента на писане (май 2026) официалната позиция на Министерството на финансите е, че не се въвежда общо задължение търговците да ползват одобрен от НАП софтуер.
• В публичния списък на НАП има над 100 декларирани софтуера, а под 6000 обекта в страната го ползват доброволно, далеч не всички търговци.
• Темата остава политически чувствителна: дискусиите около Бюджет 2026 съдържат текстове, които бизнесът тълкува като опит за връщане на задължителен режим за доставчиците на софтуер, не непременно за всеки търговец. Ако ползваш специализиран софтуер за продажби, провери актуалния статус със счетоводител, правилата тук се менят по-често от повечето.

Провери за три минути дали ти трябва апарат

Обобщено: ако приемаш пари в брой или карта на място, апарат ти трябва. Ако всичко минава по банков път или чрез карта онлайн, вероятно не. Ако имаш онлайн магазин с наложен платеж, апарат ти трябва поне за тези пратки. А СУПТО в момента не е задължение за никого, освен ако доброволно не си избрал да го декларираш.

Три въпроса решават случая ти: приемаш ли пари на ръка или карта на място? Ако продаваш онлайн, предлагаш ли наложен платеж, или само карта и банков превод? И използваш ли софтуер за продажби, който би трябвало да провериш срещу списъка на НАП?

Полезни следващи четива:

Как FreeMe.bg издава фактури и следи кой ти плаща по банков път
Кога ти трябва експерт, който да провери твоя случай
Фактура към клиент в ЕС: кога не начисляваш ДДС

FreeMe.bg не заменя касовия апарат, но следи всяка издадена фактура и показва ясно кои плащания са по банков път, точно данните, които ти трябват, за да докажеш, че си в изключението. Влез с Google акаунт и подреди фактурите си на едно място.