Касова бележка: какво е, кога е задължителна и кога не ти стига за разход

Какво е касова бележка и какво трябва да съдържа

Касовата бележка, наричана още фискален бон, е документ, който се отпечатва автоматично от регистрирано в НАП (Националната агенция за приходите) фискално устройство при всяка продажба. Тя е първичен счетоводен документ, също като фактурата, но с по-опростено съдържание и без данни за купувача по подразбиране.

• Индивидуален номер на фискалното устройство и номер на самия бон, последователен за всяка продажба.
• Дата и час на продажбата.
• Име и ЕИК (Единен идентификационен код) на продавача, както и адресът на обекта, в който е издаден бонът.
• Наименование на стоката или услугата, количество, единична цена и обща сума.
• Приложената ставка на ДДС (данък върху добавената стойност) и размерът на данъка, ако продавачът е регистриран по ЗДДС.
• Начин на плащане: в брой, с карта или друг инструмент.

Правилата за съдържанието му са в Наредба Н-18 на Министерството на финансите. За разлика от фактурата, бонът не съдържа данни за купувача, освен ако той изрично не поиска да бъдат добавени.

Кога бизнесът е длъжен да издаде бон

Задължението за издаване на касова бележка зависи изцяло от начина на плащане, не от правната форма на бизнеса или от оборота му.

• Плащане в брой на място, независимо от сумата, изисква бон.
• Плащане с карта през ПОС терминал в търговски обект също изисква бон, дори когато клиентът плаща безконтактно.
• Всеки друг инструмент за плащане на място, различен от банков превод, попада в същото задължение.
• Изключение има само когато плащането минава изцяло по банков път, например клиент плаща фактура с превод по сметка. Тогава фискален бон не се издава за тази продажба.

Бонът може да е хартиен или електронен документ с QR код, когато продажбата е неприсъствена, например плащане с карта, въведена онлайн в сайт на електронен магазин. И в двата случая изискванията към съдържанието на документа са едни и същи, само формата се различава. Кой точно апарат или софтуер е нужен за издаването му е отделна тема, важното тук е, че задължението за самия документ важи еднакво.

Бонът като доказателство за клиента

За купувача касовата бележка е основното доказателство, че покупката е станала, дори когато той не я поиска изрично. Продавачът е длъжен да я издаде автоматично при всяка продажба, за която плащането го изисква.

• Бонът служи като доказателство при рекламация, връщане на стока или гаранционен ремонт по Закона за защита на потребителите.
• Клиентът е длъжен да го запази до напускане на обекта, за да го покаже при евентуална проверка от служител на НАП.
• За обикновена лична покупка, това обикновено е краят на историята: бонът е достатъчен за всичко, което частно лице може да поиска по-нататък.

Ситуацията се променя, когато купувачът е фирма или свободна професия и иска да отчете покупката като разход на бизнеса.

Кога бонът стига и кога ти трябва фактура: разход и ДДС

Тук е точката, в която много собственици на малки фирми грешат. Касовата бележка доказва, че плащането е станало, но сама по себе си обикновено не е достатъчна, за да отчетеш покупката като разход на фирмата и почти никога не стига, за да приспаднеш ДДС.

• За право на данъчен кредит (приспадане на платеното ДДС) Законът за ДДС изисква редовна фактура, издадена на името на твоята фирма с нейния ЕИК. Гол касов бон, без придружаваща фактура, по правило не дава това право.
• Тесни изключения съществуват, например при определени покупки на гориво, ако бонът съдържа допълнителни данни за купувача. Това са специфични случаи, най-добре е да провериш конкретния си казус със счетоводител, вместо да разчиташ на изключението по подразбиране.
• За признаване на разхода за целите на облагането с корпоративен данък, фактура на името на фирмата е по-сигурният път. Гол бон за по-голяма сума често се оспорва при данъчна проверка като недостатъчна документална обосновка.
• Продавачът е длъжен да издаде фактура, ако купувачът я поиска в момента на продажбата, като посочи номера на вече издадения касов бон върху нея.
• Електронен бон, издаден от системен софтуер за управление на продажбите (СУПТО) при онлайн поръчка, плащане през мобилно приложение или терминал за самообслужване, има същата правна тежест като хартиения бон от класически фискален апарат. И в двата случая, сам по себе си, той не замества фактура за фирмен разход или за приспадане на ДДС, разликата е чисто техническа: как е отпечатан или визуализиран документът, не какво доказва той.
• При смесено плащане, например част от сумата в брой на място и част по банков превод по-късно, продавачът обикновено издава касов бон само за паричната част. Ако очакваш едно общо основание за целия разход, си струва да провериш на място как точно ще бъдат документирани двете части, за да не се окажеш с непълна документация в края на месеца.

Практическо правило: за дребна лична консумация бонът е достатъчен, независимо дали е хартиен или електронен. За всичко, което искаш да заведеш като разход на фирмата и особено ако искаш да приспаднеш ДДС по него, поискай фактура на място, преди да напуснеш обекта, и провери дали името, ЕИК и адресът на фирмата са изписани точно, преди да си тръгнеш.

Съхранение на бонове като доказателство за разход

Дори когато вече имаш фактура, си струва да пазиш и придружаващия касов бон към нея, особено при проверка на данни като начин на плащане.

• Съхранявай бон и фактура заедно, на хартия или сканирани, и ги записвай в разходната документация на фирмата веднага, не в края на месеца.
• Първичните счетоводни документи, включително тези за разходи, обичайно се пазят за период от няколко години според Закона за счетоводството, така че да покриват евентуална данъчна проверка. Точният срок зависи от вида документ, затова при съмнение съхранявай по-дълго, не по-кратко.
• Снимка или сканирано копие е добър резервен вариант, но пази и оригинала, ако проверяващ поиска да го види.
• Поискай фактурата веднага след плащането. След като напуснеш обекта, повторно издаване на фактура към вече приключена продажба е по-трудно и невинаги възможно.

Дисциплината тук не изисква счетоводно образование, само навик да задаваш един въпрос на касата: „Фактура, моля.“

Бонът е само първата стъпка в документацията на разхода

Касовата бележка е първичен документ, но рядко стои сама: зад нея обикновено трябва да стои фактура, за да признаеш разхода пред НАП и да приспаднеш ДДС по него.

Полезни следващи четива:

Кои разходи признава ЗКПО и как да ги документираш
Как се издава фактура правилно и какво трябва да съдържа
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации с FreeMe.bg
Касов апарат: кога е задължение и кога не

FreeMe.bg пази фактурите и разходите на фирмата ти на едно място, включително онези дребни бонове, които лесно се губят в чекмедже. Влез с Google акаунт и подреди счетоводството си без излишни таблици.