Приходен и разходен касов ордер (ПКО и РКО): какво е и как се ползват

Приходен касов ордер (ПКО): документ за парите, които влизат в касата

Приходният касов ордер, познат по-често само като ПКО, е документът, с който отбелязваш всяко постъпване на пари в брой в касата на фирмата. Той е един от т.нар. първични счетоводни документи, редом с фактурата и касовата бележка, и доказва, че определена сума реално е влязла във фирмената каса на определена дата.

• Кога се издава: клиент плаща в брой извън обичайната продажба през касов апарат, собственикът внася лични средства като заем към фирмата, връща се надплатена сума, служител връща неизползван аванс.
• Какво съдържа: пореден номер и дата, основание за плащането, сумата с цифри и думи, името и длъжността на лицето, което внася парите, и подписи на вносителя и на лицето, което приема сумата в касата.
• Кой го издава: обикновено лицето, което отговаря за касата, а в еднолична фирма без нает счетоводител на пълен работен ден това често е самият собственик.

ПКО не заменя фактурата за самата сделка: фактурата документира какво е продадено, ПКО документира само физическото постъпване на парите в брой.

Разходен касов ордер (РКО): документ за парите, които излизат от касата

Разходният касов ордер, РКО, е огледалният документ на ПКО: издава се всеки път, когато от касата на фирмата излизат пари в брой, независимо дали отиват за дребен разход или се теглят от собственика.

• Типични случаи: плащане в брой на дребен доставчик, аванс на служител, теглене на пари от собственика за лични нужди, връщане на надвнесена сума на клиент.
• Какво съдържа: пореден номер и дата, основание за плащането, сумата с цифри и думи, името на лицето, което получава парите, и подписи на получателя и на лицето, което извършва плащането от касата.
• Разлика с фактурата: РКО не е достатъчно основание пред НАП за признат разход, ако плащането е свързано с покупка на стока или услуга. Нужна е и фактура или друг оправдателен документ, РКО само удостоверява, че сумата реално е излязла от касата в брой.

Без РКО касата „изтича“ без следа: сума липсва физически, но никъде не е записано защо и за какво.

Касовата книга: как ПКО и РКО държат ежедневния баланс на касата

Касовата книга е дневникът, в който се записват хронологично всички ПКО и РКО за деня. Тя е връзката между отделните документи и реалната сума пари, която трябва да е физически в касата в края на работния ден.

• Формулата е проста: начално салдо в началото на деня, плюс сумата на всички ПКО за деня, минус сумата на всички РКО за деня, равно на крайно салдо в края на деня.
• Крайното салдо трябва да съвпада с реално преброените пари в касата. Разлика, дори малка, е сигнал за грешка в записването или за липса, която трябва да се изясни веднага, не в края на месеца.
• При фирма с ежедневен паричен оборот, например малък магазин или сервиз, касовата книга обичайно се води паралелно с дневния отчет от касовия апарат по Наредба Н-18, но самите ПКО и РКО документират движенията на пари извън обичайните продажби на дребно.

Ако касовата книга не се води редовно, при проверка от НАП липсата на хронология прави трудно доказването откъде идва или къде е отишла всяка сума в брой.

Кога малката фирма реално ползва ПКО и РКО

Голяма част от малките фирми в България работят почти изцяло по банков път: плащания към доставчици, фактури с плащане по сметка, картови разплащания. При тях касова наличност почти липсва, а с нея и нужда от ПКО или РКО.

• Дребна каса: пари за дребни, спешни разходи, като канцеларски материали или куриер, платени в брой от касата вместо с фирмена карта.
• Предаване на пари между лица: собственик, който внася лични средства във фирмата като краткосрочен заем, или обратно, изтегля пари от касата за лични нужди.
• Аванси на служители: сума в брой, дадена предварително на служител за командировъчни или дребни служебни разходи, която по-късно се отчита с фактури.
• Връщане на надплатени суми: клиент е платил в брой повече от дължимото и разликата се връща веднага, документирано с РКО.

Ако фирмата не борави физически с пари в брой изобщо, вероятно няма да ти трябват ПКО и РКО често, но щом се появи и една-единствена парична операция в брой, документът е нужен, независимо от размера на сумата.

Прагът за плащане в брой и защо документацията пази фирмата пред НАП

Законът за ограничаване на плащанията в брой поставя ясна граница: плащания на територията на България се извършват само по банков път, когато стойността е равна или надвишава определен праг. Преди въвеждането на еврото прагът беше 10 000 лв. От 1 януари 2026 г., след приемането на еврото и фиксирания курс от 1,95583 лв. за 1 евро, същият праг се изразява в приблизително 5 113 евро.

• Правилото важи и когато плащането е на части: ако обща сделка е на стойност над прага, тя не може изкуствено да се раздели на по-малки плащания в брой, за да се заобиколи изискването.
• Санкциите за нарушение на закона са в тежест и за двете страни по плащането, платец и получател, не само за фирмата продавач.
• Дори за суми под прага, всяко движение на пари в брой през касата трябва да е документирано с ПКО или РКО. Без документ, при проверка сумата в касата просто не може да се обясни.

Първичните счетоводни документи, включително ПКО и РКО, обичайно се пазят минимум 10 години съгласно Закона за счетоводството, като конкретният срок зависи от вида на документа. При проверка от НАП липсващ или некоректно попълнен касов ордер може да доведе до преизчисляване на данъчния резултат и допълнителни санкции, дори когато самата сделка е напълно легитимна.

ПКО и РКО са само част от документооборота на малката фирма

Касовите ордери решават само едно парче от общата картина: движението на пари в брой. Останалата документация, разходите, фактурите, достъпът до експерт, е също толкова важна, за да е фирмата в ред пред НАП.

Полезни следващи четива:

Как да следиш разходите на фирмата на едно място
Достъп до счетоводен експерт, когато имаш въпрос
Издаване на фактури директно през FreeMe.bg
Касов апарат и СУПТО: какво е нужно за малката фирма

FreeMe.bg пази всеки ПКО и РКО редом с останалите ти документи на едно място, вместо разпръснати из тефтери и папки. Влез с Google акаунт и подреди касата на фирмата си без излишни таблици.