Кредитно известие: как да намалиш данъчната основа на вече издадена фактура

Какво е кредитно известие

Кредитното известие е първичен счетоводен документ, който намалява данъчната основа на вече издадена фактура. То не отменя фактурата, а я коригира: към оригиналния документ се добавя ново число, което казва „начислената по-рано стойност беше твърде висока, ето с колко трябва да се намали“.

Данъчната основа е сумата, върху която се начислява ДДС (данък върху добавената стойност). НАП (Национална агенция за приходите) е институцията, пред която фирмата отчита сделките си и дължимия данък. Когато основата на вече фактурирана продажба трябва да падне, законът не позволява просто да презапишеш старата фактура, задължително се издава отделен документ, който показва промяната.

В разговорния счетоводен език кредитното известие понякога се нарича и „сторно фактура“, макар това да не е официалният термин по закон. И двата израза означават едно и също: документ, който намалява вече начислена сума.

Кредитното известие е противоположно на дебитното известие, което увеличава данъчната основа. И двата документа съществуват, защото фактурата, веднъж издадена, не се преправя, а само се коригира с нов документ.

Кога издаваш кредитно известие

Основанието винаги е събитие, настъпило след издаването на оригиналната фактура, което променя договорената сума в посока надолу. Най-честите случаи в практиката на малка фирма са следните.

• Клиентът връща стока изцяло или частично, след като вече е получил фактура за покупката.
• Договорена е отстъпка или рабат след фактурирането, например годишен бонус за обем поръчки, който не е бил известен в момента на първата фактура.
• Сделката се разваля изцяло, но фактура вече е издадена, например клиентът се отказва от услуга преди да е ползвана.
• Договорена е промяна в цената след доставката, например заради рекламация или преразглеждане на условията.
• Открита е техническа грешка, при която първоначалната фактура е за по-висока сума от реално дължимата, тоест коригираш надначисляване.

Във всички тези случаи оригиналната фактура остава в счетоводството такава, каквато е била издадена. Кредитното известие е отделен документ, който я допълва, а не я заличава.

Какво трябва да съдържа кредитното известие

Кредитното известие е първичен счетоводен документ и носи задължителните реквизити на всеки такъв документ: наименование и номер, дата на издаване, данни за доставчика и получателя, основание за издаване. Освен това има едно изискване, което го отличава от обикновена фактура.

• Задължително позоваване на номера и датата на оригиналната фактура, към която се издава известието. Без тази връзка документът не е валиден като коригиращ.
• Кратко описание на основанието: връщане на стока, отстъпка, разваляне на сделка или друга причина за намалението.
• Сумата на намалението на данъчната основа и съответното намаление на начисления ДДС, ако сделката е била облагаема с ДДС.
• Кредитните известия следват същата поредна номерация като фактурите на фирмата, не се водят в отделна серия. Това означава, че номерът на известието продължава естествено номерацията на издадените фактури, а не започва отначало.

На практика повечето софтуери за фактуриране, включително FreeMe.bg, генерират кредитното известие автоматично от оригиналната фактура и попълват връзката към нея сами, така че рискът от пропусната справка е минимален.

Как се отразява кредитното известие в ДДС дневниците

Ако продажбата е била с начислен ДДС, кредитното известие засяга и двете страни по сделката, не само доставчика.

• Доставчикът (издателят на известието) намалява размера на начисления ДДС за съответния данъчен период в дневника за продажбите. Това означава по-малко дължим ДДС към държавата за периода, в който е издадено известието.
• Получателят (клиентът), ако е регистриран по ДДС и е приспаднал данъчен кредит по оригиналната фактура, е длъжен да коригира съответно дневника за покупките си. Приспаднатият преди това данъчен кредит по тази част от сумата се намалява.
• И двете корекции се случват в периода, в който известието е издадено, не със задна дата в периода на оригиналната фактура. Оригиналната справка-декларация не се преправя.
• Ако сделката изобщо не е била обект на ДДС, например защото доставчикът не е регистриран по ЗДДС, кредитното известие само коригира сумата по фактурата, без ефект върху дневници.

Именно защото и двете страни трябва да си коригират дневниците синхронно, кредитното известие е документ, който доставчикът е длъжен да предостави на клиента, не просто вътрешна бележка.

Ето как изглежда това на практика с конкретни числа. Доставчик издава фактура за 1200 EUR, от които 1000 EUR данъчна основа и 200 EUR начислен ДДС, и я включва в дневника си за продажбите за съответния месец. Клиентът, регистриран по ДДС, приспада същите 200 EUR като данъчен кредит в своя дневник за покупките. Две седмици по-късно клиентът връща част от стоката на стойност 300 EUR данъчна основа, тоест 60 EUR ДДС. Доставчикът издава кредитно известие за -300 EUR данъчна основа и -60 EUR ДДС, позовавайки се изрично на номера и датата на оригиналната фактура, и включва известието в дневника за продажбите за месеца, в който е издадено известието, а не в месеца на първоначалната фактура. Клиентът от своя страна отразява същото известие в дневника си за покупките, като намалява приспаднатия преди това данъчен кредит с 60 EUR. Резултатът е, че и двете справки-декларации за периода отразяват вярно намалената сделка, без нито доставчикът, нито клиентът да пипат вече подадени данни за предходния месец.

Срок за издаване и разликата с дебитното известие

Законът поставя ясен срок: кредитното известие се издава в рамките на 5 дни от датата на събитието, което поражда промяната, например датата на връщане на стоката или датата, на която е договорена отстъпката, а не датата на оригиналната фактура.

• Пропускането на този срок не отменя задължението за издаване на известието, но създава риск при проверка от НАП, ако корекцията в дневниците е закъсняла спрямо реалното събитие.
• Дебитното известие върши обратната работа: увеличава данъчната основа на вече издадена фактура, например при доплащане, допълнителна услуга към вече фактурирана доставка или установена по-ниска от реалната първоначална сума. Изисква същите реквизити и същия срок от 5 дни.
• И двата документа, кредитно и дебитно известие, се броят за първични счетоводни документи наравно с фактурата и участват в същата поредна номерация.

За собственик на малка фирма практическото правило е просто: щом възникне промяна в вече фактурирана сума, независимо в коя посока, документира я веднага с известие, вместо да чакаш следващия отчетен период.

Още документи от веригата на фактурирането

Кредитното известие рядко е първият документ, с който се сблъскваш. По-често идва след фактура, отстъпка или ДДС декларация, които вече са част от ежедневието на фирмата ти.

Полезни следващи четива:

Как се издава фактура и какво трябва да съдържа
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации с FreeMe.bg
Кои разходи признава ЗКПО и как да ги документираш
Фактурата като първичен счетоводен документ

FreeMe.bg издава фактури и кредитни известия от едно и също място, с автоматична връзка към оригиналния документ и без риск от прекъсната номерация. Влез с Google акаунт и остави номерацията и връзките между документите на софтуера.