Счетоводна справка: вътрешният документ, който счетоводителят пише сам на себе си

Счетоводна справка: вътрешен документ без фактура

Ако разгръщаш счетоводните документи на фирмата си, рано или късно ще срещнеш нещо, наречено „счетоводна справка“, което не прилича на никоя фактура или касова бележка. Ето какво точно е.

• Счетоводната справка е вътрешен първичен счетоводен документ. Съставя я счетоводителят на фирмата, тя не идва от доставчик, клиент или банка.
• Служи за две основни цели: да отрази стопанска операция, за която няма и не може да има външен документ, или да обобщи и изведе стойност, вече записана другаде в счетоводството, например общата сума на начислените заплати за месеца.
• Счетоводната справка е част от групата на „първичните счетоводни документи“, документите, върху чиято основа се правят счетоводните записвания. Разликата с фактурата е, че тя идва отвътре, не отвън.
• Сама по себе си справката не доказва стопанска операция пред трета страна, тя е вътрешен инструмент, който обосновава защо счетоводителят е направил точно това записване.

Ако видиш такъв документ в счетоводния си софтуер или в папката с документи за месеца, не му е мястото сред фактурите. Той обяснява логиката зад определен счетоводен запис, не удостоверява плащане или доставка.

Кога счетоводителят съставя счетоводна справка

Счетоводната справка се появява навсякъде, където има нужда от изчисление или преценка, а не просто от регистриране на външен документ. Най-честите случаи са следните.

• Начисления: начислени, но неплатени лихви по заем, начислен наем за месеца, за който фактурата още не е получена, начислени неизползвани отпуски на персонала.
• Корекции и рекласификации: пренасяне на сума от една сметка в друга заради грешка при първоначалното записване или защото плащане първоначално е класифицирано неправилно.
• Амортизации: месечното начисляване на амортизация на дълготрайните активи на фирмата, компютри, автомобили, оборудване, не идва с фактура всеки месец, а се изчислява и осчетоводява именно чрез счетоводна справка.
• Приключвателни операции в края на месеца или годината: прехвърляне на приходни и разходни сметки, разпределение на общи разходи между дейности или обекти.
• Преоценка на валутни позиции: вземания, задължения или парични средства във валута, различна от еврото, се преоценяват към датата на счетоводния баланс, а разликата се осчетоводява със справка.
• Основа за мемориален ордер: счетоводната справка често е придружаващият документ, върху който се съставя мемориалният ордер, счетоводният документ, с който записването реално влиза в дневниците и оборотната ведомост.

Във всеки от тези случаи справката отговаря на един и същ въпрос: защо в счетоводството е записана точно тази сума, на тази дата, по тези сметки.

Задължителни реквизити по Закона за счетоводството

Счетоводната справка не е свободен текст по избор на счетоводителя. Законът за счетоводството, чл. 6, поставя изисквания към съдържанието на всеки първичен счетоводен документ, включително вътрешните, за да е той валидно основание за записване.

• Наименование и номер: документът трябва да е озаглавен като „счетоводна справка“ или еквивалентен термин и да носи номер, така че да може да бъде проследен и намерен по-късно.
• Дата на съставяне: денят, в който счетоводителят реално изготвя документа, ако се различава от датата на стопанското събитие.
• Издател: името на фирмата и лицето, съставило документа, обикновено счетоводителят или отговорното длъжностно лице.
• Предмет и основание на операцията: кратко, но конкретно описание какво точно се осчетоводява и защо, например начислена амортизация за определен месец на дълготрайни активи съгласно амортизационен план.
• Стойност (сума): точната сума, която се осчетоводява, в евро.
• Подпис на съставителя: лицето, отговорно за верността на данните в документа.

Липсата на който и да е от тези елементи прави справката формално неубедителна като основание за записване, а при данъчна проверка неясно обоснованите вътрешни документи са първото нещо, което инспекторите поставят под въпрос.

Разлика между вътрешен и външен документ: справка срещу фактура

Разграничението вътрешен-външен документ звучи формално, но има директни последствия за това как се приема при проверка от НАП или одитор.

• Външен документ, фактура, касова бележка, банково извлечение, се издава от трета страна, доставчик, клиент или банка, и удостоверява, че реално е станала сделка между две независими страни.
• Вътрешен документ, счетоводна справка, се издава от самата фирма за самата фирма. Той не доказва сделка с трето лице, а обосновава счетоводна преценка или изчисление.
• Заради това вътрешните документи се преглеждат с повече внимание при проверка: няма насрещна страна, която да потвърди сумата, затова точността на реквизитите по чл. 6 и логичността на основанието са единствената защита на фирмата.
• Счетоводна справка никога не замества фактура, когато има реална доставка или услуга от външен доставчик. Ако доставчикът съществува, а фактура липсва, решението е да се потърси фактурата, не да се състави вътрешна справка вместо нея.

С други думи: справката е инструмент за случаите, в които по дефиниция няма кой да ти издаде фактура, не заместител на изгубена или неполучена такава.

Практически чеклист: как изглежда добра счетоводна справка

Ако сам следиш част от счетоводството си или просто искаш да разбираш какво прави счетоводителят, следните точки помагат да разпознаеш коректно съставена справка.

• Провери дали справката има собствен номер и дата, отделни от датата на стопанската операция, която описва.
• Прочети основанието: едно изречение трябва да е достатъчно, за да разбереш защо е направено точно това записване, дори да не си счетоводител.
• Провери сумата срещу изчислението, което стои зад нея, амортизационен план, курс за деня, изчислена пропорция, не приемай само крайното число.
• Увери се, че документът носи подпис на съставителя. Справка без подпис е недовършен документ.
• Пази справките заедно с останалата счетоводна документация за годината, дори когато не приличат на „истински“ документ. При проверка от НАП именно те обясняват логиката зад приключвателните и коригиращите записвания.

Счетоводната справка не е бюрокрация заради самата бюрокрация. Тя е начинът, по който счетоводството остава проследимо, дори когато зад дадено число няма фактура.

Счетоводната справка е част от по-голямата картина на документите

Счетоводната справка е един от няколкото типа първични документи, с които се сблъскваш като собственик на малка фирма, редом с фактурите, касовите бонове и годишния финансов отчет. Разбирането коя роля играе всеки от тях улеснява разговора със счетоводителя.

Полезни следващи четива:

Кои разходи признава ЗКПО и как да ги документираш
Как ще работи подаването на ДДС и данъчни декларации с FreeMe.bg
Кога ти трябва счетоводител или консултант
Годишен финансов отчет: какво съдържа и защо е важен

FreeMe.bg подрежда документите и записванията на фирмата ти на едно място, включително вътрешните справки зад начисленията и амортизациите. Влез с Google акаунт и остави подредеността на нас.