Ведомост за заплати: основният документ, който всяка фирма с персонал трябва да разбира

Какво е ведомостта за заплати и защо е основен счетоводен документ

Ведомостта за заплати е месечен документ, в който фирмата обобщава трудовите възнаграждения на всички служители за съответния месец. Точно както фактурата е основният документ за продажба, ведомостта е основният документ за разход за труд: счетоводителят я осчетоводява всеки месец, а Националната агенция за приходите (НАП, институцията, която администрира данъци и осигуровки в България) я иска първа при проверка на трудови правоотношения.

• За всеки служител ведомостта показва брутното трудово възнаграждение (сумата по трудовия договор, преди удръжки).
• Показва удържаните осигуровки за сметка на служителя, тоест частта от задължителните социални и здравни вноски, която се приспада от неговата брутна заплата.
• Показва удържания данък върху доходите, разговорно наричан ДОД (данък общ доход, старо наименование на данъка по Закона за данъците върху доходите на физическите лица, ЗДДФЛ, който днес се удържа с плосък процент от всяко трудово възнаграждение).
• Показва нетното възнаграждение, сумата, която реално постъпва по сметката на служителя.

За малка фирма с двама, трима или петима служители ведомостта не е по-малко важна, отколкото за голяма компания. Тя е документът, върху който се гради и месечното счетоводно записване, и годишният финансов отчет.

Фиш за заплата срещу ведомост: индивидуален документ и обобщен документ

Двата документа често се бъркат, но имат различна роля. Ведомостта е вътрешен, обобщен документ: един ред на служител, за целия персонал, за конкретния месец. Фишът за заплата е индивидуалният документ, който всеки служител получава лично.

• Фишът за заплата съдържа същите числа като реда на съответния служител във ведомостта: брутна сума, осигуровки, ДОД, нетна сума, но представени само за него.
• Служителят има право да получи фиш за заплата всеки месец, обичайно заедно с изплащането на възнаграждението, независимо дали се плаща по банков път или в брой.
• Ведомостта остава вътрешен документ на фирмата, който счетоводителят пази и осчетоводява. Тя не се предава на служителите поотделно, точно защото съдържа данни за всички наведнъж.
• При проверка от НАП или от инспекцията по труда, ведомостта е документът, който доказва, че начисленията отговарят на трудовите договори и на подадените декларации.

За собственик на малка фирма практическото правило е просто: фишът е за служителя, ведомостта е за счетоводството.

Какво се удържа от брутната заплата: осигуровки и данък върху доходите

Пътят от брутна до нетна заплата минава през две основни удръжки, и двете за сметка на служителя.

• Осигуровки: задължителните вноски за държавно обществено осигуряване, здравно осигуряване и допълнително пенсионно осигуряване се разпределят между служителя и работодателя в определени със закон пропорции, а конкретните проценти и осигурителни прагове се определят всяка година. От брутната заплата на служителя се удържа неговата част от тези вноски.
• Данък върху доходите, разговорно ДОД: след приспадане на осигуровките на служителя, върху остатъка се начислява данък по единна, плоска ставка от 10 процента. Това е авансов данък, удържан и внасян от работодателя всеки месец от името на служителя.
• Нетната заплата е това, което остава след двете удръжки: брутна заплата, минус осигуровки за сметка на служителя, минус ДОД.

Именно тези три числа, брутна сума, удръжки и нетна сума, стоят на всеки ред от ведомостта и на всеки фиш за заплата. За собственик без счетоводно образование е достатъчно да помни тази последователност, а точните проценти и осигурителни прагове за текущата година да провери със счетоводител.

Осигуровки за сметка на работодателя: разходът, който не се вижда в нетната заплата

Освен частта, удържана от служителя, работодателят внася и собствена част от осигуровките, изцяло за своя сметка. Тя не намалява нетното възнаграждение на служителя, но увеличава реалния разход на фирмата за наемане на този служител.

• Работодателската част от осигуровките се начислява върху същата брутна заплата и по закон е по-голямата от двете части, служителят и работодателят не поделят вноските поравно.
• Тази сума не е удръжка от заплатата на служителя, а отделен разход на фирмата, който се записва във ведомостта редом с брутното възнаграждение.
• Реалният месечен разход на малката фирма за един служител е сборът от брутната заплата и работодателската част от осигуровките, не само брутната сума по трудовия договор.

Собствениците, които правят бюджет за нов служител, често пропускат точно тази стъпка: разходът за фирмата винаги е по-висок от брутната заплата, изписана в обявата за работа.

Месечните задължения около ведомостта: плащания и декларации пред НАП

Изготвянето на ведомостта е само първата стъпка. Всеки месец тя води до няколко конкретни задължения на фирмата.

• Изплащане на нетните заплати на служителите, обичайно на дата, определена във вътрешните правила за работна заплата или в трудовите договори.
• Внасяне към НАП на удържаните осигуровки, както частта на служителя, така и тази на работодателя, заедно с удържания ДОД.
• Подаване на декларация образец 1, в която фирмата подава индивидуални данни за всяко осигурено лице: доходи, осигурителен доход, дни в осигуряване.
• Подаване на декларация образец 6, обобщаваща дължимите осигуровки и авансовия данък за целия персонал на фирмата.
• Двете декларации, заедно с плащането на осигуровките и данъка, обичайно имат срок обвързан с 25-о число на месеца, следващ месеца, за който се дължи заплатата. Точните срокове за конкретната година е добре да се потвърдят със счетоводител, тъй като НАП периодично прецизира сроковете.

Именно защото плащанията и декларациите са обвързани с ведомостта ред по ред, тя е документът, който НАП сверява първи при всяка проверка на трудови правоотношения, дори за фирма с двама служители.

Ведомостта е в основата на счетоводството на всяка фирма с персонал

За малка фирма с няколко служители ведомостта за заплати не е бумащина за голямо предприятие, а документ, който трябва да е точен още от първия нает човек: грешка в удръжките или закъсняла декларация струват глоба много по-бързо, отколкото грешка в друга фактура.

Полезни следващи четива:

Как експерт счетоводител поема заплатите и осигуровките на екипа ти
Как ще работи подаването на данъци и декларации с FreeMe.bg
Основаване на фирма в България: какво да планираш от старта
Осигуровки на собственика: какво дължиш отделно от заплатите на екипа

FreeMe.bg подрежда счетоводството на малката ти фирма на едно място, включително документите, свързани с персонала: с модула «Заплати» ние изчисляваме ведомостта, издаваме фишовете и подаваме декларации обр. 1 и 6. Влез с Google акаунт и остави таблиците настрана.