Командировки: дневни, пътни и квартирни като признат разход

Кога едно пътуване е командировка

Командировката е изпращане на човек извън мястото на постоянната му работа, за да свърши конкретна задача. Правилата са в два акта: Наредбата за командировките в страната (НКС) и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ).

Не всяко пътуване е командировка. Чл. 6, ал. 1 НКС изключва хората, които извършват постоянната си работа по време на самото пътуване (шофьори, превозни бригади, летци, моряци), задачите в границите на населеното място, където е мястото на работа, и длъжности като снабдители, доставчици и куриери, при които работата сама по себе си е пътуване.

Данъчната страна е отделна. Чл. 33, ал. 1 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) признава разходите за пътуване и престой, когато пътуването е във връзка с дейността на фирмата и разходите са документално обосновани (чл. 10 ЗКПО). Наредбата казва колко можеш да платиш, а ЗКПО дали Национална агенция за приходите (НАП) ще приеме сумата като разход.

Заповедта за командировка: без нея няма разход

Това е документът, който най-често липсва. Чл. 8, ал. 1 НКС изисква предварително издадена писмена заповед. Може да е и електронен документ по Регламент (ЕС) 910/2014, тоест подписан с електронен подпис PDF върши работа. Само при особени обстоятелства командироването може да стане с устно нареждане, но писмената заповед се издава в 3-дневен срок (чл. 8, ал. 2).

Чл. 9, ал. 1 НКС изисква в заповедта да са вписани фирмата и длъжностното лице, което я издава, имената и длъжността на командирования, мястото, задачата, времетраенето, дневните, пътните и квартирните пари, начинът на пътуването, видът на отчета и нуждата от заверка на място. Промяна става само с нова писмена заповед (чл. 9, ал. 2).

След връщането има още две стъпки: отчет за извършената работа в 3-дневен срок и становище на ръководителя в 5-дневен (чл. 29, ал. 1). Парите се изплащат срещу заповедта, препис от отчета и сметка за дължимите суми с приложени документ за нощувката и билет, съответно бордна карта при полет (чл. 32).

Дневни пари в страната: 22 евро и правилото за двойния размер

От 1 януари 2026 г. чл. 19, ал. 1 НКС определя дневни пари 22 евро за всеки ден, когато лицето остава да нощува в мястото на командировката (промяната е обнародвана в ДВ, бр. 115 от 30.12.2025 г.). Предишният размер, определен още в лева, се равняваше на около 20,45 евро, тоест това е реално увеличение, а не просто превалутиране. Без нощувка дневните са 50 на сто, тоест 11 евро (чл. 19, ал. 2). Дневни не се плащат за дните на връщане в постоянната месторабота за доклади (чл. 19, ал. 3), нито при осигурена целодневна безплатна храна (чл. 23).

Дневните не се доказват с документи. Това е фиксирана сума за храна, градски транспорт и дребни разходи, затова точно тук има таван. Чл. 21, ал. 1 НКС позволява на командироващия да плати до 200 на сто, тоест до 44 евро. Данъчно това съвпада с чл. 24, ал. 2, т. 5, б. "б" от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ): дневните не влизат в облагаемия доход до двукратния размер, посочен в нормативен акт. До 44 евро с нощувка и до 22 евро без нощувка не се дължат нито данък, нито осигуровки; всичко над това е облагаем доход и влиза в осигурителния доход.

Необлагаемите командировъчни се посочват в справката по чл. 73, ал. 6 ЗДДФЛ само ако за годината надхвърлят 511,29 евро. Облагаемата част се декларира независимо от размера.

Командировка в чужбина: размерите са по държави

За чужбина не важи едно число. Чл. 15, ал. 1 НСКСЧ праща към приложение № 2, където дневните и квартирните са определени за всяка държава поотделно и в конкретна валута. Размерите бяха актуализирани с ПМС № 45 от 22.03.2023 г. (ДВ, бр. 27 от 24.03.2023 г.) след близо 19 години без промяна: дотогавашният общ размер от 35 евро дневни и до 130 евро квартирни беше диференциран по държави. За Германия дневните са 56 евро, а квартирните до 207 евро; за Гърция 43 евро и до 159 евро. Провери актуалното приложение № 2 за конкретната държава, преди да напишеш заповед.

Наредбата има и няколко намаления, които лесно се пропускат:

• при пълен пансион в натура от приемащата страна се плащат 30 на сто от дневните (чл. 20, ал. 1);
• при частично поемане дневните падат със съответния дял: обяд 35 на сто, вечеря 35 на сто, други разходи 30 на сто (чл. 18, ал. 3);
• при престой под едно денонощие в съседна държава се дължат 35 на сто, ако престоят е над 4 часа (чл. 21);
• пълният размер се плаща до 30 последователни календарни дни, а за дните над тях дневните падат с 25 на сто (чл. 22).

Ръководителят може да определи и различни от таблицата размери, но не повече от двойния (чл. 17, ал. 1). Извън обхвата тук остава командироването на работници при клиент в друга държава от ЕС, където влизат удостоверение А1 и правилата на приемащата държава.

Пътни и квартирни: тук всичко е срещу документ

Пътните пари покриват отиването до задачата и обратно плюс обществения транспорт в чертите на населеното място (чл. 11 НКС), а видът на превозното средство се избира от командироващия и се посочва в заповедта (чл. 12, ал. 1).

При пътуване с личен автомобил чл. 13, ал. 1 НКС дава пътни, равни на равностойността на изразходваното гориво по разходни норми на производителя за комбиниран режим на движение. Ал. 2 изисква в заповедта задължително да са вписани видът и марката на автомобила, разходът, видът и цената на горивото, маршрутът и разстоянията в километри. Ако с шофьора пътуват и други командировани, пътни се плащат само на него (ал. 3). За чужбина чл. 13, ал. 4 НСКСЧ дава избор: 50 на сто от стойността на самолетен билет по най-изгодната тарифа или равностойността на горивото по нормите на производителя, плюс такси за платени магистрали и паркинг.

Квартирните се плащат в размер на действително платените суми, включително данъци и такси, срещу документ, издаден по установения ред, но не повече от утвърдената сума за една нощувка, и без компенсация между отделните нощувки (чл. 26, ал. 1). При безплатна нощувка квартирни не се дължат (чл. 27).

Данъчно пътните и квартирните са в по-добра позиция от дневните: по чл. 24, ал. 2, т. 5, б. "а" ЗДДФЛ те не влизат в облагаемия доход, когато са доказани документално, и за тях няма законов таван. Няма лимит, но няма и прощение за липсващ документ. Ако колата е фирмена, а не лична, режимът е друг: виж служебен автомобил и признати разходи, а за общата логика виж кои разходи са признати за данъчни цели.

Управител, собственик или самоосигуряващо се лице

Най-често задаваният въпрос: може ли собственикът на ЕООД да си плаща командировъчни. Отговорът зависи от това в какво качество пътува.

Чл. 33, ал. 1 ЗКПО признава разходите за пътуване и престой на лица в трудови правоотношения с фирмата или наети по извънтрудови правоотношения, включително на управители и на членове на управителни или контролни органи, когато пътуването е във връзка с дейността и разходите са документално обосновани. Управителят е изрично вписан, дори когато е и едноличен собственик на капитала.

Ал. 2 слага границата: не се признават разходите за пътуване и престой на акционерите или съдружниците, когато пътуват в това си качество. Пътуване до клиент, обект, изложение или доставчик е разход на фирмата; пътуване до общо събрание като собственик не е. Същото потвърждава НАП в писмо № 24-39-42 от 27.04.2016 г.: нужни са правно основание (трудово или извънтрудово правоотношение, включително договор за управление) и връзка с дейността.

По ЗДДФЛ:

• Управител с договор за управление и контрол (ДУК). Правоотношението е приравнено на трудово по § 1, т. 26, б. "з" ЗДДФЛ, тоест важи чл. 24, ал. 2, т. 5: пътни и квартирни срещу документ, дневни до двукратния размер, необлагаемо.
• Собственик, самоосигуряващо се лице с възнаграждение за личен труд. Полагането на личен труд също е приравнено на трудово правоотношение по § 1, т. 26, б. "и" ЗДДФЛ, тоест същият режим.
• Управител без ДУК и без възнаграждение. Работи чл. 13, ал. 1, т. 23 ЗДДФЛ: пътните и квартирните по правоотношения, които не са трудови, не се облагат, когато са за сметка на възложителя и са доказани документално, както и дневните до двукратния размер за лицата по трудови правоотношения. Същият таван от 44 евро.

Един честен нюанс: НКС е издадена на основание чл. 215, ал. 1 във връзка с чл. 121 от Кодекса на труда, тоест по буква урежда работници и служители. За собственик без трудов договор командироването се урежда с вътрешни правила на дружеството, а размерите по наредбите служат за база, защото данъчните норми се позовават на размера, посочен в нормативен акт. Изводът: издавай заповед и на себе си и пази отчета.

Защо НАП отказва командировъчни

Отказите почти винаги идват от документацията, не от размера на сумите:

• Няма заповед или е издадена след пътуването. Чл. 8, ал. 1 НКС говори за предварително издадена заповед, а датата се вижда.
• Задачата е обща. "Работна среща" без клиент, обект или цел не доказва връзката с дейността по чл. 33, ал. 1 ЗКПО.
• Липсва отчет (чл. 29, ал. 1) или документ по чл. 32, най-често за нощувката или бордната карта.
• Дневните надхвърлят двойния размер и разликата не е обложена като доход и включена в осигурителния доход.
• Квартирните са без документ, над утвърдената сума или компенсирани между нощувки, което чл. 26, ал. 1 не допуска.
• Пътуването е в границите на населеното място на работа или лицето попада в чл. 6, ал. 1 НКС.
• Пътуването изглежда лично. Дати върху уикенд без задача, курортна дестинация без клиент, пътуващи членове на семейството.

Цената се плаща два пъти: непризнатият разход увеличава данъчния финансов резултат и върху него се дължи корпоративен данък 10 на сто (чл. 20 ЗКПО), а дневните над двойния размер стават доход на физическото лице с данък и осигуровки. Контролът се осъществява от Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда", НАП и Агенцията за държавна финансова инспекция (§ 6 НКС).

Как FreeMe.bg помага

Командировъчните са един от малкото разходи, при които правилата са ясни, а грешките са почти изцяло административни: липсваща заповед, липсващ отчет, надвишен таван. FreeMe.bg събира заповедта, документите и отчета на едно място, следи дали дневните остават в необлагаемия размер и вкарва сумите в счетоводството без ръчно прехвърляне, за част от цената на традиционен счетоводител.

Виж как работим с разходите на фирмата →
Служебен автомобил: какви разходи се признават →