Фирма в България от чужбина: как се управлява, без да живееш тук

Какво остава в България, когато ти не си там

Да имаш българска фирма и да живееш в Лисабон, Мюнхен или Торонто е напълно законно. Търговският закон не изисква собственикът или управителят да живее в България, а почти всяко взаимодействие с държавата вече минава онлайн. Но някои неща остават вързани за страната: адресът на фирмата, банковата сметка, хората, които подават от твое име, и няколко момента, в които законът или банката искат да те видят.

Тази статия е за етапа след регистрацията: как се управлява фирма в България от чужбина ден за ден. Ако тепърва учредяваш, стъпките и разходите са в отделна статия.

Регистрация на фирма в България от чужденец: стъпки, срокове, разходи →

Адрес на управление: не е просто пощенска кутия

Всяка българска фирма има седалище и адрес на управление, вписани в Търговския регистър. По чл. 12 от Търговския закон седалището е населеното място, където се намира управлението на дейността, а адресът е адресът на това управление. По чл. 13 фирмата посочва седалището, адреса, ЕИК и банковата си сметка в търговската кореспонденция и на сайта си, ако има такъв.

Когато живееш в чужбина, адресът обикновено е на роднина, на счетоводителя или на фирма, която предлага адрес на управление като услуга. Законът не забранява това. Проблемът е практически: това е адресът, на който НАП (Националната агенция за приходите) търси фирмата. Ако служител не намери никого на адреса за кореспонденция при поне две посещения в рамките на 7 дни, документът може да бъде връчен чрез прилагане към досието (чл. 32 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, ДОПК). Тогава се смята за връчен, дори да не си го видял, и сроковете за обжалване текат.

Затова питай кой приема пощата, колко бързо я сканира и какво става, ако договорът изтече, а адресът остане вписан.

Има и изискване, което засяга точно фирмите, управлявани от чужбина. При деклариране на действителните собственици по чл. 63, ал. 4 от Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП) се посочва физическо лице за контакт, постоянно пребиваващо в България, с адрес за кореспонденция в страната, когато в партидата на фирмата няма вписан законен представител, който постоянно пребивава в България. Лицето за контакт дава нотариално заверено съгласие. Ако управителят живее постоянно в чужбина, трябва да имаш такъв човек.

Бизнес банкова сметка, когато не живееш в България

Обикновено това е най-бавната и най-непредсказуема стъпка. Законът не забранява сметка на фирма с управител в чужбина, но всяка банка прилага ЗМИП и собствената си оценка на риска, и политиките се различават.

Какво почти сигурно ще поискат:

• документи за фирмата: актуално състояние, учредителен акт или дружествен договор, адрес и реална дейност (чл. 54 ЗМИП);
• структурата на собственост и контрол и действителните собственици, тоест физическите лица, които в крайна сметка притежават или контролират фирмата, с документи за самоличност на тях и на управителя;
• целта на сметката, очакваните обороти, основните клиенти и доставчици и произхода на средствата.

Може ли без посещение? Законът го позволява. ЗМИП допуска идентификация без физическо присъствие, включително чрез електронна идентификация и квалифицирани удостоверителни услуги по Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS), като данните се проверяват поне по два начина (чл. 53, ал. 8 и чл. 55, ал. 2 ЗМИП). Дали банката ще го приложи е нейно решение: някои искат управителя на гише, други приемат видеоидентификация. Връзка с държава от списъка на Европейската комисия за високорискови трети държави означава разширена проверка.

Необанките и дружествата за електронни пари (ЕМИ) често отварят сметка по-бързо, но с две ограничения:

• Парите при ЕМИ не са влог (чл. 6, ал. 3 от Директива 2009/110/ЕО). Пазят се отделно, но не са покрити от гаранцията на влоговете, която при банките е до 100 000 евро на вложител в една банка.
• Ако фирмата има сметки в чужбина, при банки, платежни институции или ЕМИ, с общо салдо в края на годината 25 000 евро или повече, отчита ги към БНБ с годишна статистическа форма по Наредба № 27 на БНБ (промяна в сила от 1 април 2026 г.).

Сметката не се открива веднъж завинаги. Банките периодично обновяват досиетата си, а от 10 юли 2027 г. се прилага новият Регламент (ЕС) 2024/1624 срещу изпирането на пари. Отговаряй на писмата на банката навреме: блокирана сметка заради неотговорено писмо е честа и напълно избежима беля.

Пълномощно, нотариус и апостил

С пълномощно счетоводител, адвокат или роднина действа от твое име в България. Бъди конкретен: изброй институциите (НАП, Агенцията по вписванията, банка) и действията.

За важните действия обикновено се изисква нотариална заверка на подписа. От чужбина имаш два пътя:

• Българско консулство. Консулските длъжностни лица могат да извършват нотариални удостоверявания (чл. 84 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност). Носиш предварително изготвено пълномощно и подписваш на място пред служителя. Консулството не съставя текста вместо теб.
• Местен нотариус и апостил. В държава, страна по Хагската конвенция от 1961 г., подписът се заверява от местен нотариус и документът получава апостил. След това трябва официален превод на български. Ако държавата не е страна по конвенцията, нужна е легализация.

Пред НАП не всяко действие изисква едно и също. За подаване на декларации и документи е достатъчно обикновено пълномощно, но за пълен достъп до услугата за регистрация по ЗДДС е необходимо нотариално заверено. Ако имаш КЕП, можеш да дадеш достъп на счетоводителя до е-услугите на НАП изцяло онлайн.

КЕП и достъп до НАП и Търговския регистър

КЕП (квалифициран електронен подпис) е ключът към почти всичко отдалечено. С него се подават заявления в Търговския регистър и декларации в НАП и се дава достъп на други лица. По чл. 25, ал. 3 от eIDAS квалифициран подпис, издаден в една държава от ЕС, се признава като квалифициран във всички останали.

Има една практическа уловка. Порталът на НАП разпознава лицето по идентификатор в сертификата: ЕГН, ЛНЧ или служебен номер. Ако такъв липсва, както често е при чуждестранен КЕП, първо подаваш искане за достъп с КЕП без ЕГН, което се разпечатва, подписва и внася в офис на НАП. Българите в чужбина са в по-лесна позиция: с ЕГН може да получат КЕП от български доставчик. Дали доставчикът проверява самоличността дистанционно или на място, провери предварително.

ПИК (персонален идентификационен код) на НАП е алтернатива само за личните ти данъци и се взима от офис на НАП. За действия от името на фирмата трябва КЕП. В Търговския регистър заявлението може да подаде и упълномощено лице или адвокат със собствен КЕП, така че не е нужно да подписваш всяко вписване лично.

Кой какво подава и до кога

Фирмата е българско данъчно местно лице, където и да живееш, и сроковете ѝ са български:

• ДДС: ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, справка-декларация и дневници до 14-о число на следващия месец, всеки месец, дори при нулев оборот (чл. 125 ЗДДС).
• Заплати: при служители, декларации обр. 1 и обр. 6 до 25-о число на следващия месец, а уведомление до НАП за нов трудов договор в 3-дневен срок от сключването му (чл. 62, ал. 3 от Кодекса на труда).
• Годишна данъчна декларация по ЗКПО и плащане на корпоративния данък до 30 юни (чл. 92 ЗКПО).
• Годишен финансов отчет, публикуван в Търговския регистър до 30 септември (чл. 38 от Закона за счетоводството).
• Промени в обстоятелствата, включително в действителните собственици, се заявяват в Търговския регистър в 7-дневен срок. За неподадени в срок данни по чл. 63, ал. 4 ЗМИП санкцията е около 2 556 евро и може да се налага всеки месец до вписването (чл. 118, ал. 4 и 5 ЗМИП).

Счетоводителят обикновено изготвя и подава всичко това със свой КЕП по твое пълномощно. Отговорността обаче остава на фирмата и на управителя. Твоята част е документите да пристигат навреме: фактури, банкови извлечения, договори. Счетоводител, който получава папката през март за цялата година, не може да подава ДДС на 14-о всеки месец.

Данъчният календар: всички срокове на фирмата на едно място →

Управител, който живее в чужбина

Управител, който живее извън България, е нормално явление. Има три неща, за които да помислиш предварително.

Данък върху възнаграждението. Възнаграждението на член на управителен орган на българско юридическо лице е доход от източник в България (чл. 8, ал. 6, т. 3 ЗДДФЛ). Ако управителят е чуждестранно лице за данъчни цели, доходът от управление и контрол се облага с окончателен данък 10%, удържан от фирмата (чл. 37, ал. 1, т. 9 и чл. 46, ал. 1 ЗДДФЛ), освен ако спогодбата за избягване на двойното данъчно облагане не предвижда друго. Държавата, в която живееш, може да го обложи и тя.

Осигуровки. В ЕС приложимото осигурително законодателство се определя от Регламент (ЕО) № 883/2004, а не от това къде е регистрирана фирмата. Ако работиш и за фирма в държавата, където живееш, изясни го преди първото изплащане.

Откъде реално се управлява фирмата. Ако всички решения се вземат от държава с по-висок данък, тя може да твърди, че фирмата се управлява оттам или има място на стопанска дейност при нея. Това е въпрос на данъчното право на държавата, в която живееш, и си струва да го провериш с местен консултант.

Данъчно местно лице в България: правилото за 183 дни →

Кога все пак трябва да си в България

Законът не изисква периодични посещения. Но няколко стъпки може да изискат лично присъствие, в България или в консулство:

• нотариална заверка на подпис (пълномощно, образец от подпис, съгласие на лице за контакт), ако не я направиш в чужбина с апостил;
• откриване на банкова сметка, ако банката не предлага дистанционна идентификация;
• вземане на ПИК или достъп до е-услугите на НАП с КЕП без български идентификатор: и двете минават през офис на НАП;
• издаване на КЕП, ако доставчикът проверява самоличността само на място.

За някои от тях може да използваш пълномощник, провери предварително. Останалите събери в едно пътуване.

Най-честите грешки при фирма, управлявана от чужбина

• Адрес, на който никой не отваря пощата. Писмо от НАП, пропуснато три седмици, може да струва правото на обжалване.
• Липсващо лице за контакт или неактуални действителни собственици след смяна на съдружник.
• Блокирана сметка заради неотговорено искане на банката.
• Твърде общо или изтекло пълномощно, отказано точно в деня на срока.
• Изтекъл КЕП седмица преди срока за годишния финансов отчет.
• Счетоводител, който вижда документите веднъж годишно. Сроковете са месечни.

Как FreeMe.bg помага

Адресът и банката са въпрос на твоя избор. Всичко останало от тази статия е точно работата, която FreeMe.bg върши: документите се качват онлайн, сроковете се следят вместо теб, а сертифицирани счетоводители подават ДДС, годишната декларация и годишния финансов отчет със свой КЕП по твое пълномощно. Без значение дали си в София или на другия край на Европа.

Виж как регистрираме фирма →
Питай счетоводител за конкретния си случай →

Ако случаят ти е по-сложен (управител в държава извън ЕС, съдружници в различни държави, служители в България), не гадай. Един разговор със счетоводител, който е виждал такива казуси, е по-евтин от една блокирана сметка или пропуснат срок.