Наредба Н-18 за онлайн магазин: регистрация в НАП и одитен файл

Какво урежда Наредба Н-18 за онлайн магазините

Наредба Н-18 на Министерството на финансите определя как се регистрират и отчитат продажбите пред НАП (Националната агенция за приходите): с касов апарат, със софтуер или с друг документ. Издадена е на основание чл. 118 от Закона за ДДС (ЗДДС) и важи за всеки, който продава, независимо дали е регистриран по ДДС. От края на 2018 г. в нея има отделна глава 7„г“ с изисквания към лицата, които продават чрез електронен магазин.

„Електронен магазин“ по ЗДДС (§ 1, т. 87 от допълнителните разпоредби) е софтуер, достъпен през браузър или мобилно приложение, чрез който продаваш от разстояние, с кошница или друг избор на стоки, данни за доставка и метод на плащане. Няма значение дали магазинът е на твой домейн, на нает домейн или е профил в платформа: чл. 52м от наредбата изрично покрива и трите случая.

Най-важното: задълженията ти по Н-18 не зависят от оборота, от правната форма или от броя поръчки. Зависят от начина, по който клиентът плаща. Затова всичко по-долу е подредено по методи на плащане.

Терминът в наредбата е „стандартизиран одиторски файл“, в практиката го наричат одитен файл. Отделна държавна система за е-магазини няма: регистрацията и файлът минават през Портала за е-услуги на НАП.

Кой е освободен: банков превод и пощенски паричен превод

Чл. 3, ал. 1 от Н-18 освобождава от фискален бон продажбите, платени чрез:

• кредитен превод (обикновен банков превод), директен дебит, внасяне на пари по платежна сметка или наличен паричен превод чрез доставчик на платежни услуги;
• пощенски паричен превод (ППП), извършен от лицензиран пощенски оператор.

Ако магазинът ти приема само такива плащания, не ти трябва касов апарат и не си длъжен да подаваш информация за магазина в НАП. НАП го казва изрично на страницата си за е-търговците: задължени са онези, които приемат плащания, за които се изисква фискален бон. Можеш да се впишеш доброволно в публичния списък на електронните магазини, ако искаш.

При ППП има условие, което често се пропуска: клиентът получава документ, на хартия или електронно, с наименованието и адреса ти, ЕИК, стоките с данъчна група, количество и стойност, общата сума и начина на плащане (чл. 3, ал. 1, изр. второ и чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8). Хартиеният придружава пратката, а електронният се изпраща най-късно когато стоката напусне склада (чл. 25, ал. 3). Ако издаваш фактура с тези данни, отделен документ не е нужен (чл. 25, ал. 4).

Наложеният платеж е капанът. Той е ППП само когато куриерът е лицензиран пощенски оператор за парични преводи и сумата стига до теб именно като пощенски паричен превод по договора с него. Ако куриерът просто събира пари в брой, това е продажба в брой: издаваш фискален бон, който предаваш на куриера, а той го дава на клиента при плащането (чл. 25, ал. 2 и 7). Провери в договора с куриерската фирма как точно е уредена услугата.

Касов апарат: кога е задължение и кога не ти трябва →

Кой регистрира онлайн магазина в НАП: приложение № 33

Щом приемаш поне един метод на плащане, който изисква фискален бон, подаваш информация за магазина в НАП по чл. 52м и приложение № 33 към наредбата. Типичните случаи са плащане с карта онлайн (през виртуален ПОС или платежен оператор) и наложен платеж, който не е ППП.

• Кога: преди да започнеш продажбите, отделно за всеки магазин.
• Как: по електронен път, с КЕП (квалифициран електронен подпис), през електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП.
• Какво: име и уеб адрес на магазина, данни за теб като търговец, видът стоки, софтуерът и хостингът на магазина и останалите данни по приложението.
• Промени: при смяна на данните (нов домейн, нова платформа, нов платежен оператор) подаваш актуална информация в 7-дневен срок. Същият срок важи при закриване на магазина.

Магазините с подадена информация влизат в публичен списък на НАП. Ако НАП открие несъответствия, получаваш съобщение и имаш 7 дни да ги поправиш, иначе магазинът се заличава от списъка (чл. 52м, ал. 6).

Плащане с карта онлайн: три законни варианта

Плащането с карта по принцип изисква фискален бон (чл. 118, ал. 3 ЗДДС). За онлайн магазина Н-18 дава три начина да изпълниш задължението:

• Фискален бон от касов апарат. Хартиеният бон пътува с пратката. С изменението в ДВ, бр. 42 от 2025 г. (чл. 3, ал. 19) онлайн магазинът може да издава и фискален бон в електронен вид, ако има данните на клиента за изпращането му и пази кога и как е предоставен. Електронният бон трябва да стигне до клиента най-късно когато стоката напусне склада (чл. 25, ал. 8).
• СУПТО с импорт на поръчките. Ако ползваш софтуер от списъка на НАП, поръчките от магазина може да се импортират в него (чл. 52з, ал. 11). СУПТО е избор, не задължение.
• Алтернативният режим по чл. 3, ал. 17. Вместо фискален бон издаваш „документ за регистриране на продажбата“, без касов апарат. Това е режимът с месечния одитен файл.

Условията на алтернативния режим (чл. 52о до 52т):

• документът има 10-цифрен пореден номер, номер на поръчката и на трансакцията, стоките и QR код, и се изпраща на клиента електронно при плащането;
• парите постъпват по твоя сметка при доставчик от ЕС или от държава, която обменя банкова информация с България, пряко или през платежния оператор (чл. 52п);
• софтуерът дава уникален номер на всяка поръчка и пази целостта на данните, а при проверка НАП получава пълен достъп до админ панела (чл. 52с);
• в приложение № 33 попълваш и плащанията (методи, доставчици, сметки, виртуален ПОС) и получаваш уникален номер на магазина (чл. 52р и 52т).

Текущата редакция на чл. 3, ал. 17 (след ДВ, бр. 17 от 2021 г.) не изисква магазинът да няма други методи на плащане. Можеш да ползваш алтернативния режим за картите и касов апарат за наложения платеж. В самия одитен файл има отделен код за плащане, отразено с фискален бон.

Касова бележка: какво съдържа и кога не стига →

Одитен файл за онлайн магазин: съдържание и срок

Стандартизираният одиторски файл е месечен XML файл по приложение № 38, задължителен само за магазините в алтернативния режим (чл. 52т, ал. 2). Ако издаваш фискален бон за всяко картово плащане, такъв файл не подаваш.

• Срок: до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. Поръчките, доставени през септември, се подават до 15 октомври.
• Обхват: поръчките, по които през месеца са доставени стоки или услуги, а не всички приети поръчки.
• Как: през електронната услуга „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба № Н-18/2006 г.“ в Портала за е-услуги на НАП, с КЕП. НАП публикува XSD схема и примерен XML файл, а при подаване системата проверява логическата и аритметичната коректност на файла.

Какво съдържа файлът:

• заглавна част: ЕИК, уникалният номер на магазина от НАП, дали е собствен домейн или платформа, уеб адрес, месец и година;
• за всяка поръчка: номер и дата, номер на документа за продажба, стоките с количество, единична цена без ДДС, ставка и сума на ДДС, отстъпка и обща стойност;
• начин на плащане с код (виртуален ПОС, платежен оператор, наложен платеж с ППП, друго освободено плащане или плащане с фискален бон), плюс номер на ПОС, референтен номер на трансакцията или идентификатор на платежния оператор, когато са приложими;
• върнатите през месеца поръчки: номер, върната сума, дата и начин на връщане.

Сумите във файла са в евро: приложение № 38 е превалутирано с ДВ, бр. 42 от 2025 г., в сила от 1 януари 2026 г.

Файлът го генерира софтуерът на магазина или плъгин към него. Преди да избереш алтернативния режим, провери дали твоята платформа създава файл по актуалната схема на НАП, в евро.

Какво е в сила към октомври 2026 и какво не

• В сила от години: глава 7„г“ за електронните магазини (ДВ, бр. 80 от 2018 г.), алтернативният режим и месечният одитен файл (ДВ, бр. 8 от 2020 г.). Преходните срокове от 2020 и 2021 г. отдавна са изтекли, така че няма отлагане, на което да разчиташ.
• В сила от 26 февруари 2021 г. (ДВ, бр. 17 от 2021 г.): СУПТО е доброволен избор, а алтернативният режим може да се съчетава с други методи на плащане.
• В сила след ДВ, бр. 42 от 2025 г.: електронен фискален бон за онлайн магазини (чл. 3, ал. 19) и одитен файл в евро от 1 януари 2026 г.
• Няма обнародвана промяна през 2026 г.: към момента на писане последното изменение на Н-18 е от ДВ, бр. 42 от 23 май 2025 г. Ако четеш за „нови задължения за онлайн магазините“ без номер на Държавен вестник, третирай ги като слух, докато не видиш обнародвания текст.

Глоби и рискове при нарушение

Н-18 е издадена по чл. 118 ЗДДС, затова санкциите са в чл. 185 и 186 ЗДДС. Сумите са превърнати в евро по фиксирания курс 1,95583.

• Неиздаден бон или документ за продажба (чл. 185, ал. 1): имуществена санкция от около 511 до 2045 евро за фирма или ЕТ, а при повторно нарушение от около 1023 до 4090 евро.
• Други нарушения на наредбата (чл. 185, ал. 2), каквито по общото правило са и неподадената информация за магазина или одитен файл: от около 3068 до 10 226 евро за фирма. Ако нарушението не води до неотразяване на приходи, се прилагат по-ниските санкции по ал. 1.
• Запечатване на обекта до 30 дни, независимо от глобата, при неиздаден документ за продажба (чл. 186, ал. 1 ЗДДС).

При алтернативния режим има и практическа последица. Ако спреш да изпълняваш някое от условията, губиш правото на режима и НАП може да заличи магазина от списъка (чл. 52у). Тогава всяко картово плащане без фискален бон вече е продажба без издаден документ.

Чеклист за собственика на малък онлайн магазин

• Изброй всички методи на плащане в магазина: банков превод, карта (включително през платежен оператор), наложен платеж.
• Само банков превод или ППП: не ти трябват касов апарат и регистрация, но при ППП издаваш документа по чл. 3, ал. 1 или фактура с тези данни.
• Провери в договора с куриера дали наложеният платеж е пощенски паричен превод от лицензиран оператор.
• Карта или наложен платеж без ППП: подай приложение № 33 с КЕП преди старта на продажбите.
• Избери как отчиташ картовите плащания: фискален бон (хартиен или електронен), СУПТО с импорт или алтернативен режим.
• При алтернативния режим: провери номерацията и QR кода на документа, сметките и платежните оператори, и сложи 15-о число в календара всеки месец.
• Нов домейн, платформа или платежен оператор: актуализирай информацията в НАП до 7 дни.

ДДС страната е отделен въпрос. Ако продаваш на потребители в други държави от ЕС, Н-18 не решава кой ДДС начисляваш: това урежда режимът OSS.

Как FreeMe.bg помага

Н-18 урежда как регистрираш продажбата в момента на плащането. Всичко след това е счетоводство: фактурите, разходите, ДДС декларациите, сроковете. Тук помага FreeMe.bg: издаваш фактури, събираш разходите на фирмата на едно място, а счетоводител се грижи за декларациите. Одитният файл по Н-18 се генерира от софтуера на магазина ти, затова провери там дали е готов за схемата на НАП.

Виж как работи фактурирането във FreeMe.bg →
Виж как се подреждат данъците и декларациите →
ДДС за онлайн магазин: прагът от 10 000 евро и OSS →

Тази статия е обща информация към октомври 2026 г., а не правна консултация. Ако магазинът ти съчетава няколко метода на плащане, склад в друга държава или продажби през платформа, мини през казуса със счетоводител, преди да избереш режим.